المحاسبة الافتراضية: كيف تنجح عن بعد 

  By Cheryl Meyer                                                     

sleiman salim shaaban

  CFO and  master in financial accounting

 sleimanshaaban@gmail.com

 كان تشاد ديفيس ، CPA (كندا) ، سباقا في العمل عن بعد   لسنوات عندما أجبرت جائحة الفيروس التاجي العديد من شركات المحاسبة على العمل عن بعد تمامًا. أسس هو وجوش زويج ، CPA (كندا) ، شركة LiveCA ، وهي شركة محاسبة افتراضية بالكامل في كندا في عام 2013. ركز زويج على الضرائب و ديفيس على التكنولوجيا ، لذلك انسجم الاثنان جيدًا ، خاصة وأن أيًا منهما لم يرغب في العمل من مكتب ثابت.

 قال ديفيس: "قضينا يومين في الغابة ، المخيم ، وخرجنا بمصافحة وشركة جديدة".

 بعد ثماني سنوات ، أصبحت LiveCA مزدهرة ، حيث توظف حوالي 80 شخصًا ، وتتعامل مع العملاء الكنديين والأمريكيين. يسافر المغامر Zweig ، الأصل من تورنتو ، حول العالم ويعمل من مواقع مختلفة. ديفيس ، من نوفا سكوتيا ، يعمل بدوام كامل من عربة سكن متنقلة كبيرة يتقاسمها مع زوجته وطفلين وكلبين.

 في يناير 2021 ، كان ديفيس جالسًا في مكتب عربة سكن متنقلة في منطقة جميلة من كندا. قال: "أنا في مخيم في جزيرة فانكوفر في كولومبيا البريطانية وجئت إلى هنا لعزل الشتاء". في غضون ذلك ، تم القبض على زفايج في حالة إغلاق في الأرجنتين.

 كان ديفيس وزفايغ في طليعة الاتجاه الذي تسارع فيه أثر الجائحة.

 قالت 4 ٪ فقط من 223 شركة CPA التي تم استطلاعها في صيف عام 2020 ، إنها تتجه افتراضيًا بالكامل نحو الوباء ، وفقًا لبحث أجرته ConvergenceCoaching ، وهي شركة أمريكية تقدم خدمات تدريبية لمهنة المحاسبة العامة. قال حوالي ثلاثة أخماس (61٪) الشركات إن لديها بعض المواهب البعيدة ، وقال 27٪ إنهم كانوا يعملون في مكاتبهم بشكل صارم قبل الإصابة بفيروس كورونا.

 وقال المسح إنه بمجرد انتهاء الوباء ، توقعت 81٪ من الشركات زيادة أو زيادة كبيرة في العمل عن بعد بين موظفيها. ما يقرب من الثلث (30٪) توقعوا تقليل بصمة مكاتبهم بعد الجائحة.

غيّر فيروس كورونا مشهد الأعمال بشكل كبير. العديد من قادة شركات المحاسبة ، الذين كانوا يترددون في السماح للموظفين بالعمل من المنزل أو من مواقع أخرى ، يدركون الآن قيمة القوة العاملة عن بُعد ، خاصة عندما يتعلق الأمر بتوظيف المواهب والاحتفاظ بها. لكن العمل عن بُعد يمكن أن يخلق أيضًا تحديات ، مثل التواصل مع الموظفين وإدارتهم ، وإعداد التكنولوجيا اللازمة ، وإنشاء وفرض العمليات والسياسات لبيئة العمل الافتراضية.

 9 طرق لإنجاح العمل عن بعد

 ما الذي يتطلبه ازدهار المحاسبين عند العمل الافتراضي؟ هل يتطلب تغيير أنماط التفاعل مع العملاء أو الموظفين المحتملين؟

 قالت سو تونكس ، وهي من المملكة المتحدة: "تتعلق الشبكات ببناء العلاقات ، وسواء كان ذلك وجهًا لوجه أو عبر الإنترنت ، فهو يتعلق بجعل الأشخاص يتواصلون معك ، ونقوم بذلك من خلال شخصيتنا وسلوكنا وتواصلنا". - مدرب القيادة ورائدة الأعمال ، في قمة القيادة العالمية للسيدات AICPA و CIMA عبر الإنترنت لعام 2020 في نوفمبر.

 ومع ذلك ، قال تونكس إن الأشخاص لديهم ثلاث ثوانٍ فقط لخلق انطباع أول فعال عند التواصل مع الآخرين عبر الإنترنت. قالت عن Zoom ومنصات أخرى على الإنترنت: "كل الناس يمكنهم رؤيتك هو صندوق مستطيل". "هذا هو مسرحنا."

 تشمل التحديات الأخرى الشعور بالعزلة أو التعب أو الوحدة ؛ تفتقر إلى الدافع التعامل مع المشتتات ، غالبًا من الأطفال أو نباح الكلاب ؛ والتعايش مع العائلة ، طوال اليوم ، كل يوم.

 قال روهيت بهارجافا ، مؤسس شركة Non-Oburred Company ومؤلف سبعة كتب ، بما في ذلك The Non-Oburred Guide ، "إن ديناميكية التواجد معًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع هي تحول كبير لكثير من الأشخاص وتسببت في الكثير من الصراعات". للاجتماعات الافتراضية والعمل عن بُعد ، الذي نُشر في عام 2020 (الإصدار الثاني قادم في مارس 2021). شارك Bhargava رؤيته مع منظمات مثل Microsoft والبنك الدولي و JPMorgan Chase & Co.

 يتوقع أن يكون مستقبل العمل مزيجًا من العمل عن بُعد وداخل المكتب ، وبالتالي من الضروري أن يعرف الناس ما يلزم للازدهار في بيئة نائية. قدم Bhargava و Tonks و Davis النصائح التالية لتحقيق الازدهار في العالم الافتراضي:

1- تناول التكنولوجيا.

احتضان التكنولوجيا وتعلم كيف تكون فعالة ، "قال بهارجافا. عندما بدأ الوباء ، شاهد مقاطع فيديو على YouTube حول الإضاءة وإنشاء استوديو منزلي احترافي وبعد فترة وجيزة رفع جودة الفيديو الخاص به ، مما ساعد عمله بشكل كبير.

قال ديفيس أيضًا ، استخدم الفيديو واستثمر في ميكروفون جيد وحزمة الإنترنت. قال: "لا يوجد شيء أسوأ من الإنترنت البطيء أو جودة الصوت المنخفضة".

من المهم أيضًا أن تضع المؤسسات سياسات تحكم إعدادات التكنولوجيا في المنزل. يقترح ديفيس التركيز أولاً على مهام مثل "إدارة كلمات المرور ، واستخدام VPN ، والتشفير ، وما يمكن وما لا يمكن أن يكون على أجهزتك الشخصية". من هناك ، انتقل إلى سياسات أكثر تحديدًا للشركة والتي تتناول ملكية المعدات ومتطلبات سرعة الإنترنت وممارسات الحد الأدنى من الأمان. قال "ثم انتقل إلى التعليم وممارسات الاستخدام الآمن مع كل موظف".

2-صقل روتينك.

لا تبدأ يومك في قراءة البريد الإلكتروني لساعات ، لأن يومك يمكن أن ينهار بسرعة. نصح بهارجافا "عندما تستيقظ ، ركز نفسك ، وتنفس بعمق ، وفكر في أولوياتك لهذا اليوم". إذا كنت لا تزال تريد التحقق من البريد الإلكتروني أول شيء أثناء تناول فنجان القهوة في الصباح ، فقم بتغطيته لمدة ساعة. قال: "حرفيًا اضبطي المنبه". ثم امض قدما.

3- كن صريحًا.

توقع أن تحدث ضوضاء - أطفال أو كلاب أو بستاني - عندما تعمل عن بعد ، لكن كن صادقًا بشأن الأشياء الأخرى التي قد تؤثر على دردشة الفيديو أو الهاتف. قال ديفيس: "إذا كان لدي شبكة Wi-Fi سيئة ، فسأخبر [العملاء] بما أفعله ولن أحاول إخفاءه ، وعادة ما يؤدي ذلك إلى زيادة إيجابية في المحادثة".

بالإضافة إلى ذلك ، وضح نقاط ضعفك للعملاء أو للآخرين ، والتي يمكن أن تبني الثقة بشكل طبيعي. وأشار إلى أن "الواقعية والحقيقة تساعدان في تسريع جزء بناء العلاقات في العلاقة عبر الإنترنت".

4-كن مرنًا ومدركًا لأنماط الاتصال

قال Bhargava لبناء علاقة ، قم بتكييف أسلوب الاتصال الخاص بك مع الشخص الذي تتصل به. حدد الطريقة التي تحصل على أسرع استجابة ، واستخدم هذا الوضع لذلك الشخص المحدد. ومع ذلك ، كن مدركًا أن سوء التفسير يمكن أن يحدث إذا أرسلت شيئًا ما بسرعة كبيرة دون تفكير كثير. ونصح "كن على دراية باحتمالية سوء الفهم في الاتصالات الرقمية ، وقم بمعالجتها من خلال محادثة شخصية بدلاً من الاعتماد فقط على البريد الإلكتروني".

تعاملت شركة ديفيس مع "حساسية الاتصال" لسنوات ، وهذه المسألة عمل مستمر في التقدم. وقال: "في بعض الأحيان يمكن تجنب مشكلات الاتصال من خلال هياكل وإجراءات تحفيزية أكثر فاعلية تميل إلى أن تكون مصدر أعطال الاتصال". "لذلك ، اتخذنا نهجًا أكثر" الأسباب الجذرية "للتواصل على مر السنين."

5-كن دقيقا.

قال ديفيس إن LiveCA بدأت في استخدام Zoom في عام 2015 ، وكانت الكاميرات تعمل دائمًا. لكن بناء العلاقات يختلف فعليًا عن القيام بذلك وجهاً لوجه. وأشار إلى أن "الاجتماعات تبدأ في الوقت المحدد وتنتهي في الوقت المحدد ، وقد علمني ذلك أن أكون أكثر تواصلًا وظيفيًا وأن أتأكد من أننا نعالج القضايا مبكرًا ونضع التوقعات".

وفقًا لديفيز ، كونك متواصلًا وظيفيًا "يعني أنك أكثر وعياً بالنتيجة المطلوبة لذلك الاجتماع ، وإذا لم تتمكن من معالجة شيء ما ، فإنك تقوم بإبلاغ النتائج بشكل فعال في نهاية المكالمة للرد على الطريق الصحيح ". "هذا هو عكس الاتصال الحدسي الذي يتدفق بحرية أكبر وقد لا يصل إلى حل خلال هذا الإطار الزمني المحدد.

وأضاف ديفيس: "لقد وجدت أن العمل عن بُعد يؤكد المزيد من الاحترام لوقت الناس ، وبدون الجانب الوظيفي للتواصل ، من الصعب حقًا تكرار العمليات وتفويضها أثناء نموك".

6- تألق.

 نظرًا لأن لديك ثلاث ثوانٍ فقط لتكوين انطباع عبر الإنترنت ، فاجعله مهمًا. قالت تونكس في عرضها التقديمي: "ابتسم فقط". "إنه دافئ وودود ومنفتح وودود." قالت أيضًا ، كن على اتصال بالعين كما لو كنت وجهًا لوجه ، وانتبه لما يقوله الآخرون ، ولا تململ.

7- قدم نفسك بشكل فعال.

يستخدم onks تقنية ، "الإيقاف المؤقت والتأثير" ، والتي تعمل بشكل جيد بشكل خاص عندما تكون في مكالمة جماعية مع عدة أشخاص وتريد أن يتم تدوينك. اذكر اسمك الأول ، ثم توقف مؤقتًا ، ثم اذكر اسمك الأول مرة أخرى ، ثم "بعد ذلك بحماس وثقة ، اسم عائلتك" ، قالت. "لذا ، اسمي سو [وقفة] ، سو تونكس."

بالإضافة إلى ذلك ، قالت ، كن محددًا عند إخبار الناس بما تفعله من أجل لقمة العيش. لا تقل أنك مستشار عمليات الاندماج والاستحواذ فحسب. بدلاً من ذلك ، نصحت ، "هل تعرف متى تريد المنظمات الكبرى شراء المنظمات الأخرى؟ أساعد الشركات الدولية الكبرى في العثور على الشركاء المناسبين ، ونتيجة لذلك ، يندمجون بسلاسة ".

8-اطرح الأسئلة وتابعها.

عند التحدث مع الآخرين عبر الإنترنت ، اطرح أسئلة. "أن تكون واضحة. قال تونكس: لا تكن غير مرئي. لتتميز ، نصحت ، دوّن الملاحظات واذكر أسماء الأشخاص في الدردشة. قل شيئًا مثل ، "أوه ، لقد كانت هذه نقطة جيدة حقًا يا جو."

أيضًا ، أدركوا القواسم المشتركة الخاصة بكم لبدء محادثة: أنتم جميعًا تعيشون في مكان ما وسافرتم ؛ تلقيت جميعًا دعوة لحضور حدث عبر الإنترنت من قبل نفس الشخص أو المنظمة ؛ أنتم جميعا متجهون إلى عطلة نهاية الأسبوع أو عطلة عطلة ؛ قالت ، وعليكم جميعًا أن تتعاملوا مع الطقس. وبمجرد أن تقابل شخصًا يمكنه المساعدة في عملك أو مهنتك ، تابع. اسأل عما إذا كان يمكنك إرسال بريد إلكتروني إليهم أو الاتصال على LinkedIn. "إذا طلبت الإذن ، فلن تكون أبدًا آفة" ، قالت.

9-كن نفسك.

لقد تعلمنا جميعًا كيفية التصرف بطرق معينة في البيئات المهنية ، لكن الوباء غير المشهد ، مما سمح للناس بأن يكونوا أكثر فردية في نهجهم في التواصل التجاري والعمل من أي مكان تقريبًا. قال ديفيس إن الوباء كان له تأثير على حياة الجميع.

قال: "الأشياء التي تجعلك فريدًا ستجذب العملاء المناسبين لك" ، مضيفًا ، "احتضن أطفالك الذين يدرسون في المنزل الذين يتدخلون في مكالمتك ، ويلطفون الكلب الذي يريد الاهتمام ، ولا تخف من تناول وجبة خفيفة سريعة . كان للوباء تأثير يغير حياة الجميع ، ونحن جميعًا بشر في النهاية  ".

كوفيد -19
         العمل عن بعد
     إدارة ممارسة الشركة
         ممارسة النمو وخدمة العملاء
         عمليات الشركة