كيفية تحسين سير العمل لتحقيق التميز التشغيلي

 By Ken Tysiac

    sleimanshaaban@gmail.com

  بالتصرف سليمان شعبان ماجستير محاسبة مالية من جامعة دمشق

في الدوائر المالية المزدحمة اليوم ، غالبًا ما تتعرض غالبية الموارد لمهام المعاملات.وبدون سير عمل محسّن ، يقضي الموظفون الماليون الكثير من وقتهم في أداء إدخال البيانات ورسوم الالتزام الأساسية. لكن المؤسسات التي تحقق التميز التشغيلي تقضي وقتًا أطول في تحليل البيانات ، والنظر في الاتجاهات ، والتفكير في إستراتيجية تستند إلى المؤشرات المالية وغير المالية."إن القدرة على تخصيص مزيد من الوقت لتفسير البيانات ، وبالتالي تمكين اتخاذ القرارات في الوقت الحقيقي ، هي واحدة من أحجار الزاوية للتميز التشغيلي" ، قالت إيمي ويست ،CPA ، CGMA.من مدينة نيويورك ، التي تدعم الأشخاص ذوي الإعاقات النمائية. شاركت في تقديم جلسة حول التميز التشغيلي في وظيفة التمويل يوم الاثنين في مؤتمر AICPA للصناعات غير الربحية بالقرب من واشنطن دي سي ويست ، وهيلدا بولانكو ، CPA ، CGMA ، وقال إن المنظمات يمكنها تحسين التفوق التشغيلي من خلال الاستخدام الفعال لموظفيها ، التكنولوجيا ، وسير العمل.وفيما يتعلق بسير العمل ، حددوا ثلاثة مجالات رئيسية - المدفوعات النقدية ، والمرتبات ، والإيصالات - مع إمكانات عالية لتمكين موظفي المالية من القيام بأنشطة ذات قيمة مضافة أكبر.المدفوعات النقديةفي كثير من الأحيان ، يمكن لمصرف المؤسسة أن يساعد في العمليات التي تزيد من الكفاءة في ممارسات الصرف النقدي ، فضلاً عن الحد من المخاطر.وقال بولانكو ، المؤسس والرئيس التنفيذي لمنظمة FMA الاستشارية المالية غير الهادفة للربح: "أشجعك على التفكير في بنكك كشريك لك".تشمل عمليات أفضل الممارسات لعمليات الصرف النقدي ما يلي:

    راتب إيجابي:تتضمن هذه العملية تزويد البنك بقائمة من الشيكات التي تم إصدارها والمصرح له بدفعها. وهذا يساعد على الحد من مخاطر الاحتيال من خلال التأكد من أنه يمكن دفع الأموال فقط من أجل الشيكات التي تم التحقق منها.

    كتلة ACH والفلاتر: يؤدي الحظر أو الفلاتر لمعاملات المقاصة الآلية (ACH) إلى حماية المؤسسة من المدفوعات غير المصرح بها.

    التحويلات الإلكترونية: يقلل تقليل الحاجة إلى إصدار شيكات من عملية تستغرق وقتًا طويلاً وتنطوي أيضًا على مخاطر الاحتيال.

    باستخدام بطاقات الشراء: تختلف هذه البطاقات مسبقة الدفع عن البطاقات الائتمانية لأنها تحمل مبلغًا نقديًا مسبقًا ويمكن استخدامها فقط مع بائعين معينين. وهذا يسمح للمؤسسات بتقليل اعتمادها على عمليات المصروفات النثرية التي تتطلب عمالة كثيفة وقابلة للتزوير. وقال بولانكو "النقد أمر نرغب بالتأكيد في تقليله."

    خدمات التحقق من الكتابة الآلية: هذه البرامج أقل شيوعًا في المؤسسات غير الربحية ، ولكنها يمكن أن تقدم العديد من الكفاءات ، بما في ذلك الموافقة التلقائية على الفاتورة التي يمكن الوصول إليها من خلال أي جهاز كمبيوتر أو جهاز جوّال ، والتكامل مع برامج المحاسبة ، والقضاء على العملية اليدوية للكتابة والفحوص البريدية ، والمبسط عملية الإيداع.وقال بولانكو "هذا هو تغيير حقيقي في قواعد المحاسبة ، وما نراه هو أنه يمكن الآن تدريب محاسب على إجراء المزيد من التحليل والمزيد من العمل في Excel".ﮐﻣﺎ أن اﻟﺗﻌﺎﻣل اﻟﻔﻌﺎل ﻟﺗﻘﺎرﯾر اﻟﺳﻔر واﻟﻣﺻروﻓﺎت ھو ﺟزء رﺋﯾﺳﻲ ﻣن أي ﻋﻣﻟﯾﺔ ﺻرف ﻧﻘدﯾﺔ ﻓﻌﺎﻟﺔ. وقال بولانكو ، إن سير العمل المثالي ، لديه منصة على شبكة الإنترنت توفر إمكانية الوصول إلى الأجهزة المحمولة التي تتيح للمستخدمين مسح أو تصوير الإيصالات وتوثيق النفقات المدفوعة.يمكن تحسين سير العمل في نفقات السفر والمصروفات من خلال توجيه الموافقة الإلكترونية والوصلات المباشرة إلى بطاقات الائتمان وكشوف الرواتب والنظام المحاسبي ، مما يتيح أيضًا عملية تدقيق إلكترونية. تحسين هذه العملية يمكن أن يحسن معنويات الموظفين.وقال بولانكو "هذه أموال الناس التي قرروا استردادها من قبل المنظمة." "لا يمكننا أن نخطئ إذا أردنا أن نحظى بموظفين سعداء. نريدهم أن يكونوا سعداء بنتائج المكتب المالي."

 كشف رواتب

وقال بولانكو إن التكامل مع العمليات الأخرى مهم لسير العمل بسير الرواتب.أفضل أنظمة ربط الرواتب مع أنظمة الموارد البشرية الأخرى ، مثل الوقت والحضور والسفر والنفقات ، وفقا لبولانكو.وقالت: "فكر في النظام الذي تستخدمه وما إذا كان هو في الواقع ما تحتاجه".وقالت إن بعض المنظمات غير الربحية الأصغر تحقق نجاحًا في هذا المجال باستخدام منظمات أصحاب العمل المحترفين (PEOs) التي توفر خدمات خارجية لمهام إدارة الموظفين مثل الرواتب.يؤدي استخدام PEO إلى تمكين المؤسسات الصغيرة من التوحيد مع المنظمات الأخرى لتحسين قدرتها الشرائية للحصول على المنافع ، كما يمنحها القدرة على توفير مجموعة أكبر من خيارات مجموعة المزايا لموظفيها.المقبوضات النقديةوهذا مجال يمكن أن تسهل فيه التكنولوجيا على المتبرعين ملاءمته ويسرها ، في حين تؤدي أيضًا إلى زيادة الكفاءة التشغيلية.وقال بولانكو "العلاقة بين جمع الأموال والتمويل ، هذا مجال أرى فيه الكثير من الفرص للشراكة".يمكن للتكنولوجيات الجديدة تمكين التبرعات عبر الرسائل النصية ، وعروض أسعار الجوّال في المزادات ، والدفع عبر الجوّال بواسطة الجهات المانحة.في نهاية المطاف ، سيربط أكثر فاعلية سير العمل نظام إدارة الحسابات بمنصات العطاء عبر الإنترنت ، وحسابات التاجر ، وقواعد بيانات المانحين ، والحسابات المصرفية للمؤسسة.وقال بولانكو "نفهم كيف يتدفق هذا من نظام إلى آخر إلى الآخر ... حتى تتمكن من أتمتة العملية قدر الإمكان." "لا أحد يريد بالفعل كتابة الشيك بعد الآن."قد تواجه السعي إلى تحسينات العملية والتميز التشغيلي عقبات. يتطلب التنفيذ اختراق الصوامع متعددة الوظائف والرغبة في تغيير الطريقة التي كانت تتم بها الأمور دائمًا. ولكن إذا كان هذا يتيح للموظفين الماليين تقديم قيمة أكبر للمنظمة وتحسين الكفاءة ، فقد يكون الجهد يستحق العناء.

المحاسبة الادارية 
 
         إدارة العمليات المحاسبية