قضايا التكنولوجيا للنظر في محاسبة الإيجار

  By Simon J. Little, CPA; Luis E. Lopez Garay, CPA; and William C. Watts

  بالتصرف سليمان شعبان ماجستير محاسبة مالية من جامعة دمشق

    sleimanshaaban@gmail.com

مع المعايير المحاسبية الجديدة لمعيار مجلس المحاسبة المالية (FASB) - تحديث معايير المحاسبة (ASU) رقم 2016-02 ، وعقود الإيجار (الموضوع 842) ، تتصارع العديد من الشركات مع ميكانيكيات الانتقال واكتشاف أنظمتها الحالية لتتبع وإدارة عقود الإيجار هي ببساطة غير كافية للتعامل مع كمية هائلة من أعمال حفظ السجلات والمحاسبة الإضافية التي ستكون مطلوبةتهدف أحكام الموضوع 842 إلى إعطاء مستخدمي البيانات المالية المزيد من الشفافية من خلال مطالبتهم بعرض عقود التأجير التشغيلي في الميزانية العمومية بدلاً من ذكرها فقط في الحواشي السفلية. باستثناء بعض عقود الإيجار قصيرة الأجل المحددة تحديدًا ضيقًا ، سيتطلب قانون الولايات المتحدة للمحاسبة وفقًا لمعايير GAAP الآن أن يتم الاعتراف بجميع عقود الإيجار في الميزانية العمومية للمستأجر كمسؤولية عقد تأجير مع أصل حق استخدام (ROU) مقابل.بالنسبة للشركات العامة ، والكيانات غير الربحية التي أصدرت الأوراق المالية المتداولة في البورصة ، وخطط استحقاقات الموظفين التي تودع لدى هيئة الأوراق المالية والبورصات ، يبدأ سريان المعيار الجديد للفترات السنوية التي تبدأ بعد 15 ديسمبر 2018. للجميع الكيانات الأخرى ، يكون المعيار ساريًا للفترات السنوية التي تبدأ بعد 15 ديسمبر 2019 والفترات المرحلية بعد 15 ديسمبر 2020.

وفي الوقت الذي يعدون فيه هذه المواعيد النهائية ، يدرك موظفو المالية الإدراكيون الحاجة إلى إضفاء الطابع المركزي على ممارسات إدارة عقود الإيجار التي تم فصلها سابقًا ودمجها ، ويستخدمون إصدار الموضوع 842 كفرصة لترقية وأتمتة عمليات يدوية قد تكون قديمة.

تحدي صعب

 مثل العديد من أنظمة ASBs الخاصة بـ FASB ، سيتطلب معيار محاسبة عقد الإيجار من الشركات اعتماد سياسات جديدة لضمان توافق بياناتها المالية مع مبادئ المحاسبة الأمريكية GAAP. على غرار ما شهدته العديد من الشركات في تنفيذ الموضوع 606 ، الإيرادات من العقود مع العملاء ، من أجل تطبيق معيار الإيجار الجديد ، قد تحتاج الشركات أيضًا إلى إجراء تغييرات كبيرة في عملياتها وممارساتها المحاسبية.

 وبالنظر إلى اشتراط تقديم عقود الإيجار في الميزانية العمومية ، فإن عملية تحديد العقود التي تحتوي على عقود إيجار أو تحملها تأخذ أهمية أكبر. بالإضافة إلى ذلك ، في حين أن ملف بيان الدخل لعقود الإيجار ظل دون تغيير إلى حد كبير ، فإن متطلبات تقديم عقود الإيجار التشغيلي في الميزانية العمومية تطرح أيضًا تعقيدات محاسبية جديدة (على سبيل المثال ، اختبار انخفاض القيمة).

العديد من الشركات لا تريد فوضى دفتر الأستاذ العام مع قيود محاسبية مفصلة لكل عقد إيجار. نتيجة لذلك ، قد تجد أنه من الضروري الحفاظ على دفتر فرعي محاسبة للتأجير لتسجيل جميع إدخالات دفتر اليومية ذات الصلة. قد يؤدي ذلك إلى الحاجة إلى الحفاظ على ثلاثة جداول منفصلة لكل عقد إيجار يدخلون فيه:

 1-جدول الدفع ، والذي يتضمن خصم دفعات الإيجار المستقبلية.
 2-   جدول استهلاك لأصل ROU ، والذي يتضمن الحساب الجديد لتخفيض قيمة أصول ROU للإيجارات التشغيلية.
 3-  جدول إطفاء الالتزامات ، والذي يتضمن تراكم الفائدة على التزام التأجير.

 ستحتاج الشركات إلى تحديث هذه الجداول الثلاثة في كل مرة يتم فيها تعديل عقد الإيجار ، مثل التغييرات في الأسعار أو الشروط أو الإضافات أو التجديدات أو حالات العجز. الى هذا المستوى من التفاصيل والتعقيد ، بالإضافة إلى حجم عقود التأجير التي يجب تتبعها واحتياجات التحكم في الإصدار ومتطلبات الموافقة على تدفق العمل ، قد يجعل من الصعب على العديد من الشركات الاستمرار في إدارة محافظ الاستئجار الخاصة بهم باستخدام جداول البيانات ، كما هو الحال مع العديد من الشركات.

 الخطوة الأولى: جرد الإيجار

قبل أن تتمكن الشركات من البدء في تقدير التكلفة والجهود المبذولة في الانتقال إلى المعيار الجديد ، فإنها ستحتاج أولاً إلى تجميع جرد دقيق لجميع عقود الإيجار. في حين أن هذا قد يبدو وكأنه عملية بسيطة نسبيا ، فقد وجدت بعض الشركات أنه من الصعب أكثر من المتوقع جمع كل المعلومات اللازمة لاتخاذ هذا القرار.

 في بعض الشركات ، تكون إدارة التأجير عالية اللامركزية. اعتادت وحدات الأعمال الفردية - والمواقع الفردية في كثير من الأحيان - على إدارة الإيجارات محليا. ولأن عقود الإيجار يمكن أن تكون جزءا لا يتجزأ من العقود التي قد لا تبدو ، على الشكل ، بمثابة عقد إيجار ، فإن المؤشر الجيد للكيفية التي تكون فيها الشركة المعرضة للخطر لوجود عقود إيجار تمر دون أن يلاحظها أحد هو عدد الأفراد الذين يتمتعون بصلاحية الدخول في العقد.

 على سبيل المثال ، قد تتضمن عقود خدمة الماكينات الخاصة بالأعمال عقود إيجار مضمنة ، بالإضافة إلى شروطها الخاصة بالصيانة والمستلزمات والخدمة المستمرة. يمكن العثور على عقود الإيجار المضمنة في مجموعة واسعة من خدمات وأجهزة الأعمال المشتراة محليًا ، في عقود للعناصر التي تتراوح بين خوادم الكمبيوتر وأجهزة الصراف الآلي لآلات البيع وموزعات المشروبات. قد ينظر المديرون المحليون إلى مثل هذه الاتفاقيات على أنها عقود خدمات ، في حين أنها قد تحتوي في الواقع على عقود إيجار للأغراض المحاسبية.

 في حين أن معيار الإيجار الجديد يسمح للمؤسسات باختيار عدم إعادة تقييم ما إذا كانت العقود الحالية أو تحتوي على عقود إيجار في مرحلة انتقالية ، فإن هذه الطريقة العملية لا تنطبق على التقييم غير الصحيح أو المفقود بموجب مبادئ المحاسبة المقبولة عموما. ونتيجة لذلك ، ستحتاج الشركات إلى عملية - في مرحلة انتقالية وعلى أساس مستمر - لتحديد ما إذا كانت عقودها تحتوي على عقود إيجار أو تحتوي عليها.

 تثير هذه المهمة أسئلة عديدة: هل يمكن تدريب المديرين على التعرف على أي من العقود العديدة التي يديرونها هي عقود إيجار تحتاج إلى إبلاغها إلى قسم المحاسبة؟ من سيتولى هذا التدريب وكيف؟ من سيقوم بتجميع الوثائق التي ستكون مطلوبة لتسجيل العديد من البنود ونقاط البيانات المحددة التي يجب تتبعها لكل عقد إيجار؟

 قد تجعل المتطلبات الحالية من الموارد على الإدارات المحاسبية من غير العملي التعامل مع هذا التجميع الأولي داخليًا ، لذلك تتحول العديد من الشركات إلى مؤسسات استشارية وموردين خارجيين للمساعدة في التنفيذ.

 قد تكون التكنولوجيا أيضًا قادرة على المساعدة. تطبيقات الذكاء الاصطناعي (AI) قادرة على مسح آلاف الوثائق للتعرف على بنود التأجير المشتركة ، ويمكن لبرمجيات إدارة العقود أن تعمل كمستودع مركزي للمستندات ، ويمكن لبرنامج محاسبة التأجير أتمتة إنشاء جداول الإيجار الضرورية وإدخالات دفتر اليومية. إن مثل هذه القدرات تقلل من مخاطر وجود مخزون غير مكتمل من الإيجارات ، وقد تساعد على دفع تكاليفها عن طريق الحد من الطلب على الموارد البشرية.

مركزية إدارة التأجير:

 بالنسبة للمؤسسات التي لديها أكثر من حفنة من عقود الإيجار ، قد يحتاج النهج اللامركزي المدار محليًا لإدارة الإيجارات إلى نضج إلى نموذج مركزي وموحد أكثر لتطبيق شروط المحاسبة الجديدة للإيجار. وفي الوقت نفسه ، لا يزال معظم مديري الوحدات المحلية والأعمال بحاجة إلى الاستقلالية والمرونة للتفاوض والدخول في عقود روتينية ، بما في ذلك العقود التي قد تحتوي على عقود إيجار مضمنة.

 وللتصدي لهذه الحالة ، يمكن للشركات اتخاذ أحد الأسلوبين: يمكن أن يقضوا الوقت والجهد اللازمين لتعليم جميع المديرين الذين لديهم سلطة تعاقدية حول نطاق معيار المحاسبة التأجيرية ، وأنواع مختلفة من عقود الإيجار التي يمكن مواجهتها ، و نقاط البيانات المحددة التي يجب إبلاغها إلى قسم المحاسبة. أو يمكنهم إصدار شرط شامل بأن جميع العقود التي يتم إدخالها يجب أن يتم إبلاغها إلى الوظيفة المحاسبية المركزية ، والتي ستكون مسؤولة عن تحديد ما إذا كانت تحتوي على عقود إيجار.

 الأدوات التكنولوجية يمكن أن تساعد:

 بالنسبة إلى الشركات الصغيرة جدًا التي تستأجر مساحات المكاتب ، وعدد قليل من الناسخين ، وسيارة الشركة ، فإن الاحتفاظ بمعلومات التأجير المطلوبة في جداول البيانات قد يكون ممكنًا نظريًا على الأقل. ولكن حتى محفظة الإيجار الصغيرة هذه ستتطلب مراقبة مستمرة وتحديثًا يدويًا - مع توفير جميع فرص الأخطاء. في الواقع ، حتى العديد من الشركات الصغيرة هي التي أثبتت أن برنامج إدارة العقود أو التأجير هو أمر ضروري.

 بالنسبة لمعظم الشركات متوسطة الحجم أو الكبيرة ، والتي عادة ما تشارك في مئات أو حتى الآلاف من عقود الإيجار الفردية ، قد تكون عمليات إدارة العقود الموحدة مدمجة بالفعل في أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو غيرها من البرامج على مستوى المؤسسة. ومع ذلك ، فمن المرجح أن تجد الدوائر المحاسبية أن هذه الأنظمة الحالية لا تسجل وتعلن عن بعض معلومات الإيجار التفصيلية التي يتطلبها المعيار الجديد. من المرجح أن يكون قسم المحاسبة غارقًا في حجم العمل العملي اللازم لتوحيد المعلومات الضرورية من مصادر مختلفة.

 في المدى الأطول ، ستحتاج الشركات إلى تنفيذ عمليات متناسقة ومتكررة لتحديث مؤسسة المحاسبة كلما حدثت أي تغييرات في التأجير. لتحقيق ذلك ، ستحتاج معظم الشركات إلى كل من إمكانات إدارة عقود الإيجار والتأجير.

 عملية اختيار التكنولوجيا المناسبة:

 يتعين على الشركات التي لديها بالفعل إدارة العقود أو برنامج إدارة التأجير أن تقرر ما إذا كانت أنظمة الإدارة اليومية هذه قادرة أيضًا على إدارة جميع البيانات والحسابات والتقارير المتعلقة بالمحاسبة والتي ستكون مطلوبة الآن ، أو ما إذا كانت من الأفضل تثبيت نظام قائم بذاته لحسابات المحاسبة. كل نهج له إيجابيات وسلبيات.

 إن تضمين متطلبات محاسبة الإيجار الجديدة في نظام قائم يقدم العديد من المزايا الواضحة ، مما يمكن الشركات من الاستفادة من الاستثمارات التي قامت بها بالفعل في نظام ERP أو الأنظمة الأخرى. يتم بالفعل إنشاء مخطط الحسابات ، وقيود المستخدم ، ومهام سير عمل الموافقة ، وإعدادات العملة ، والعديد من المعاملات الأخرى. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يكون المستخدمون على دراية بالواجهة ، والتي يمكن أن تقلل من المخاطر وتوفر وقت التدريب والتكاليف.

 من ناحية أخرى ، العديد من المؤسسات الكبيرة لديها أنظمة ERP متعددة في وحدات الأعمال المختلفة ، لذلك قد يكون البحث عن برامج محاسبة الإيجار غير المنطقية منطقيًا. ومع ذلك ، يمكن أن تكون تكاليف التنفيذ والتكامل الإضافية لبرامج محاسبة الإيجار غير المدمجة عالية ، ويجب النظر في هذه التكاليف ، بالإضافة إلى الضغط على قسم تكنولوجيا المعلومات ، عند اتخاذ قرارات حول إضافة البرامج.

 وبغض النظر عن المسار الذي تختاره الشركة ، فإن التكامل في الوقت الفعلي بين الإدارة والعمليات المحاسبية أمر بالغ الأهمية. العديد من الأحداث اليومية التي تحدث على مدى فترة الإيجار سوف تؤدي إلى إجراء مراجعات لواحدة أو أكثر من جداول التأجير التمويلي. وتشمل هذه التغييرات في شروط ، وممارسة مختلف الخيارات والتجديدات ، buyouts ، والعديد من التعديلات الأخرى التي يجب أن تتبع. في منظمة كبيرة تضم مئات الإيجار ، يمكن أن تحدث عشرات أو مئات من هذه الأحداث كل شهر.

 اعتبارات التكنولوجيا الأخرى:

 في الماضي ، كان يتم قراءة واستخلاص شروط العقد من قبل البشر فقط. اليوم ، يستخدم عدد من التقنيات الجديدة فرع معالجة اللغات الطبيعية في AI لإنشاء نماذج يمكن أن تقرأ ، وبالتالي استخراج ، عقد شروط العقد. هذه الأنظمة تولد درجة ثقة على دقة القراءة. على سبيل المثال ، قد تضع الشركة سياسة تتطلب تلك العقود التي تقع دون دقة قراءة 98٪ للخضوع لمراجعة بشرية. في حين أن هذه تكنولوجيا واعدة ، قد تجد الشركات أنها تكلفة باهظة للمحافظ التي تقل عن ألف عقد إيجار.

 عند اختيار حل برنامج محاسبة المحاسبة ، يجب على الشركات أن تأخذ بعين الاعتبار عددًا من العوامل. تم تأجير البرمجيات المحاسبية لبعض الوقت ، والباعة المنشأة أقامت الكثير من المعرفة على مر السنين. يمكن أن تقدم البرامج القديمة التي تم اختبارها ميدانياً في العالم الحقيقي مزايا. من ناحية أخرى ، ظهر بعض البائعين الجدد استجابة للمعيار الجديد ، وهي مبنية على وجه التحديد ، وقد تقدم منتجاتهم حلولاً أكثر فعالية لمساعدة الشركات في جهودها للتنفيذ واحتياجاتها المحاسبية.

تعد المرونة والقابلية للتطوير والدخول المستند إلى الويب من الأمور الأساسية في اختيار أي برنامج. يجب أن يتأكد المشترون من أن واجهات برمجة التطبيقات الخاصة ببرمجيات التأجير المحاسبية تتكامل بشكل جيد مع أنظمة المحاسبة الأخرى. وبالإضافة إلى ذلك ، ينبغي للمشترين أيضاً التأكد من أن مقدمي النظام سيضمنون باستمرار صلاحية حسابات النظام ومراقبة أي تعديلات تصدرها جهات وضع المعايير التي قد تستلزم تحديثات البرامج.

 قد تحتاج الشركات التي لها عمليات دولية أيضًا أنظمتها للتوافق مع المعيار الدولي للتقارير المالية 16 ، عقود الإيجار ، والذي يختلف عن مبادئ المحاسبة الأمريكية وفقًا لمبادئ المحاسبة الأمريكية بطرق مختلفة. على سبيل المثال ، يصنف المعيار الدولي للتقارير المالية 16 جميع عقود الإيجار كعقود إيجار تمويلي ، بينما يحتفظ الموضوع 842 بنهج التصنيف المزدوج.

 من الناحية المثالية ، سوف ينظر الموظفون الماليون إلى الانتقال إلى معيار محاسبة الإيجار الجديد كفرصة وتحدي. إذا اكتشفوا أن العمليات المحاسبية الحالية للتأجير وأنظمتها غير كافية للتعامل مع المتطلبات الجديدة ، فيمكنهم التركيز على الأنظمة القديمة التي يقومون بتطويرها وترقيتها ودمجها وأتمتتها تلقائيًا لتعزيز وظائفهم المالية.

 إدارة المعلومات وضمان التكنولوجيا
     المحاسبة والتقارير المالية
         الامتثال المحاسبة وإعداد التقارير (الولايات المتحدة)

 

 سيمون ليتل ، CPA ، هو مدير كبير في استشارات المخاطر. لويس لوبيز غاراي ، CPA ، هو أحد كبار موظفي استشارات الأداء. ويليام واتس هو مدير استشارات المخاطر في كرو ال ال بي

 حق الاستخدام (ROU)right-of-use