اثنا عشرة خطأ تقنيا شائعة يجب عليك تجنبها

كم من هذه "العثرات القذرة" التي تراها في مؤسستك؟
By J. Carlton Collins, CPA

 بالتصرف سليمان سليم شعبان

ماجستير محاسبة مالية

  sleimanshaaban@gmail.com

على مدى أكثر من 30 عامًا في الاستشارات المهنية حول التكنولوجيا ، واجهت العديد من الأخطاء التي ارتكبها عملاؤنا بخصوص الأجهزة والبرامج والتكنولوجيا بشكل عام. نظرًا لأن التكنولوجيا أصبحت أكثر تكاملاً وتعقيدًا ، فقد رأيت عددًا متزايدًا من الشركات تصارع معها. هذه المشاكل ليست مجرد قضايا ثانوية. في كثير من الحالات يمكن أن يهدد بقاء الشركة.
فكر في هذه الأسئلة: هل يمكن لشركتك أن تنجو من خرق البيانات الذي يتم فيه نشر بيانات عميلك الخاصة؟ هل يمكن لشركتك أن تصمد أمام تعطل خادم الكمبيوتر الذي يقضي على بياناتك المحاسبية؟ هل يمكن لشركتك التعامل مع نظام محاسبة معيوب ينتج تقارير جرد وبيانات مالية غير دقيقة؟
رداً على التعقيد المتنامي للتكنولوجيا ، قمت في السنوات الأخيرة بإجراء ارتباطات مراجعة التكنولوجيا لعملائي التي تم تصميمها لاكتشاف المشاكل والقضايا التقنية الجادة ، مع الحلول الموصى بها. توظف علامتي التجارية المتخصصة في مراجعة التكنولوجيا الإجراءات المستندة إلى عشرات خطط العمل والاستبيانات وقوائم المراجعة ، كل منها يركز على ما يقرب من 30 جانبًا محددًا من تكنولوجيا الشركة (مثل الأجهزة ، برامج المحاسبة ، الطابعات ، الإنترنت ، الأمن ، إجراءات النسخ الاحتياطي ، التدريب ، الهواتف الذكية والسياسات السحابية وسياسات كلمات المرور وأدوات مشاركة الملفات وما إلى ذلك). عند إجراء هذه الأنواع من الارتباطات ، حددت 12 خطأً شائعًا في التقنية ارتكبها العديد من العملاء. تصف هذه المقالة هذه الأخطاء الشائعة وتقدم توصيات لتفاديها.

1. رسائل البريد الإلكتروني غير مشفرة:

 ربما يكون الخطر الأمني الكبير الذي تتجاهله العديد من الشركات بشكل روتيني هو الفشل في تشفير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. بعض الشركات تتخلى عن تشفير البريد الإلكتروني لأنها يمكن أن تكون مكلفة ومعقدة ، في حين أن الآخرين ببساطة رفض التهديد بأنها غير ذات دلالة. هذا خطأ. يجب أن تفترض أن كل رسالة البريد الإلكتروني التي ترسلها يمكن اعتراضها من قبل أشخاص عديمي الضمير وممثلين سيئين. بدون تشفير ، تكون جميع رسائل البريد الإلكتروني عرضة للتأثر.
الحل: قم بإعداد نظام تشفير البريد الإلكتروني لحماية جميع رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات. يتمثل أحد الأساليب السهلة نسبيًا في استخدام حساب Google Gmail أو Microsoft Outlook.com المجاني ، حيث تقوم هذه الحسابات بتشفير رسائل بريدك الإلكتروني تلقائيًا - ولكن فقط عند إرسالها إلى مستخدمي Gmail أو Outlook.com الآخرين. هناك أسلوب آخر يتمثل في شراء وتثبيت نظام تشفير للبريد الإلكتروني مثل Trend Micro Hosted Email Security (بدءا من 27 دولارًا لكل مستخدم في السنة) أو Enlocked (تتراوح الأسعار من 10 رسائل مجانية يتم إرسالها كل شهر إلى 29.99 دولارًا شهريًا مقابل 10000 رسالة).

 2. لا تزال تستخدم أجهزة الكمبيوتر القديمة:

من الشائع العثور على أجهزة الكمبيوتر القديمة الكامنة في معظم الشركات. قد يكون هذا الأمر معقدًا نظرًا لأن هذه الأجهزة القديمة غالبًا ما تفتقر إلى ميزات جديدة ، وتتجمد في كثير من الأحيان ، وتكون أبطأ في أداء المهام الشائعة مثل بدء التشغيل ، وإطلاق التطبيقات ، والطباعة ، وتصفح الإنترنت. بالإضافة إلى ذلك ، كما وجدنا مع هجمات WannaCry و Petya Ransomware لعام 2017 ، يمكن أن تكون أنظمة الكمبيوتر القديمة أكثر عرضة للهجمات الإلكترونية. يمكن أن تؤدي المشكلات المتعلقة بأجهزة الكمبيوتر القديمة إلى سرقة الموظفين من الإنتاجية ووضع بياناتك في خطر أكبر.
الحل: يجب استبدال أجهزة الكمبيوتر بشكل متكرر ، ربما كل ثلاث سنوات ، أو خلال 12 شهرًا من كل إصدار جديد لنظام التشغيل Windows. لماذا في كثير من الأحيان؟ في رأيي ، معظم أجهزة الكمبيوتر عادةً ما يكون لديها "عمر الطاقة" لمدة ثلاث سنوات تقريباً (على الرغم من أن شاشات الكمبيوتر يمكن أن يكون لها عمر أطول) ؛ بعد ثلاث سنوات ، تتوفر نماذج كمبيوتر أحدث وأقوى بشكل عام. كما أن أنظمة التشغيل الجديدة مصممة بشكل نموذجي لتتوافق مع أحدث تقنيات اللوحات الأم والرقائق وبطاقات الفيديو. على هذا النحو ، يمكن أن يكون أداؤها على أجهزة الكمبيوتر القديمة غير متناسقة. بعض العلامات التي تشير إلى أن الوقت قد حان لاستبدال نظام الكمبيوتر هي:

    يبلغ عمر الكمبيوتر أكثر من 3 سنوات ، ويتوفر نظام تشغيل أحدث.
    يستغرق الكمبيوتر أكثر من 30 ثانية للتمهيد.
    يستغرق Excel أو Word أكثر من خمس ثوانٍ لبدء التشغيل.
    يشتكي المستخدم من خلل كبير أو مشاكل أو تجميد.

غير جاهزة لأجهزة الكمبيوتر الجديدة؟ قد تكون قادرًا على ضبط أنظمة الكمبيوتر البطيئة بدلاً من استبدالها .

 3. الموظفون غير مدربين تدريباً كافياً:

 تتمثل المشكلة الأكثر شيوعًا التي كشفت عنها مراجعات التكنولوجيا في أن العديد من الموظفين غير مدربين بشكل كافٍ لاستخدام تقنياتهم. يمكنك التعرف على أوجه القصور هذه ببساطة عن طريق سؤال الموظفين عن الميزات التي يستخدمونها في المنتجات الشائعة ، بما في ذلك Excel و Word و Outlook و Windows ونظام المحاسبة الخاص بهم. استنادًا إلى استبيانات قمت بمراجعتها ، لم يستخدم العديد من الموظفين ميزات رئيسية مثل PivotTables أو أمر Subtotal أو Grouping أو Querying أو Mapping في Excel. جداول أو أنماط أو ترقيم الصفحات أو أعمدة أو دمج المراسلات في Word؛ التوقيعات الافتراضية أو حظر البريد غير الهام أو طلبات الاجتماع أو القواعد أو أداة تحويل البريد الإلكتروني إلى مهمة في Outlook؛ أو البحث المفهرسة أو التعرف على الصوت أو تنظيف القرص أو أداة Snipping في Windows. هذه الأمثلة هي مؤشرات جيدة على أن هؤلاء الموظفين ليسوا على دراية كافية بهذه المنتجات للاستفادة منها لتحقيق أعلى مستويات الإنتاجية الممكنة.
الحل: بعد أن يتم تدريبهم في البداية على استخدام منتجات الشركة ، يجب على الموظفين تلقي "تدريب تحديث" مستمر ودوري على جميع تطبيقات البرامج التي يستخدمونها بشكل متكرر. على سبيل المثال ، قد يتلقى الموظفون يومين أو ثلاثة أيام من التدريب على التحديث في Excel ، و Word ، و PowerPoint ، و Outlook في عام واحد ، تليها يومين أو ثلاثة أيام إضافية من التدريب على Windows ، والهواتف الذكية ، والنظام المحاسبي للشركة في العام التالي. يجب أن تتكرر فصول تدريبية مماثلة كل سنتين لضمان أن الموظفين على دراية جيدة في البرامج والأجهزة التي يعملون بها.

 4. ميزات نظام المحاسبة غير مستغلة:

 تجد معظم المراجعات أن ميزات نظام المحاسبة المتقدمة للشركة غير مستغلة. على سبيل المثال ، قد يتم إرسال الفواتير بالبريد بدلاً من إرسالها إلكترونياً ، ويمكن حساب احتياجات المخزون يدويًا بدلاً من إعادة تدفقها من النظام ، وقد يتم تجاهل إمكانات الأسعار التلقائية للمبيعات تمامًا. والنتيجة هي أقرب إلى دفع جزازة العشب ذاتية الدفع. يعزى هذا النقص عادة إلى نقص المعرفة حول استخدام ميزات النظام الأكثر تقدمًا ووظائفه.
الحل: لضمان استخدامك الكامل لقدرات النظام المحاسبي الخاص بك ، عليك تعيين موظف واحد على الأقل لمهمة إتقان كامل مجموعة ميزات ووظائف نظام المحاسبة الخاص بك ، واطلب من هذا الموظف مشاركة هذه المعرفة بانتظام مع فريقك من مستخدمي النظام. لتعزيز مهارته ، يجب على المدير المعيّن في نظام المحاسبة أن يدرس مقاطع فيديو للتدريب التعليمي ، ومقاطع YouTube ، والكتب حول نظامك المحاسبي ، والمدونات ، والمراجعات الاحترافية ، وصفحات دعم المستخدم النهائي للمورد. وبالإضافة إلى ذلك ، ينبغي له حضور المؤتمر السنوي للموردين ودورات التدريب السنوية للمستخدم النهائي.

 5. الأنظمة غير الورقية يتم تنفيذها بشكل غير كاف:

 في كثير من الأحيان ، تم العثور على أنظمة الشركة غير الورقية التي لم يتم تنفيذها بالكامل ، كما يتضح من رزمة من الأوراق والمجلدات وخزانات الملفات في عرض واضح. تقدم الأنظمة اللاورقية العديد من المزايا ، مثل سهولة الوصول إلى البيانات ومشاركتها ، وتوفير التكاليف في تخزين البيانات ، وإمكانية نسخ ولصق أسهل ، ونسخ بيانات أكثر موثوقية. ولكن في العديد من الحالات ، يتطلب الأمر إيمانًا كبيرًا بالموظف من أجل الالتزام الكامل ببيانات الشركة إلى شكل إلكتروني. يعاني بعض الموظفين من صعوبة في استخدام الأساليب الورقية. ونتيجة لذلك ، قد لا يؤدي نظامك اللاورقي إلى البيئة غير الورقية التي قصدتها.
الحل: لضمان اكتمال الانتقال إلى مكتب بلا ورق ، قم بإزالة كافة خزائن الملفات (ربما إلى موقع الأرشيف) وقم بإجراء "دوريات ورق" بشكل دوري للبحث عن الأوراق أو المجلدات الزائدة. كما يتم تحديد المخالفين ، والعمل معهم لجعل الانتقال الكامل إلى نظام الشركة غير الورقية.

 6. افتقار الأمن المادي :

 وبشكل خاص بين المؤسسات الأصغر ، فإن الأمان المادي للشركة غالباً ما يكون غير كافٍ. على وجه التحديد ، فإن نوافذ المبنى والأبواب وأقفال الأبواب هي منتجات منخفضة الجودة يمكن ضربها بسهولة من قبل مجرم محدد. والأسوأ من ذلك ، أن تلك المباني غالباً ما تفتقر إلى الأنظمة الأمنية ، أو أنها تستخدم أنظمة أمنية لا تعمل بشكل صحيح. في العديد من الحالات ، يكون للأبواب التي يتم الدخول إليها بواسطة المفاتيح أقفال يمكن اختيارها بسهولة ، ولا توجد آلية لمراقبة الأشخاص الذين يدخلون إلى المبنى. في بعض الحالات ، فقد الموظفون الحاليون والسابقون مفاتيح مكاتبهم ، إلا أن الشركة لم تستبدل أقفال المفاتيح وأصدرت مفاتيح جديدة.
الحل: يجب ألا يكون المبنى (المباني) ضعيفًا. يجب أن تكون الأبواب الحديدية والأقفال المقاومة للاختراق (أي أقفال المفاتيح الرقمية) والنوافذ الوعرة وأنظمة الإنذار أمرًا ضروريًا. على نحو مفضل ، يجب عليك تثبيت نظام مفتاح رقمي يقوم بتسجيل الموظفين عند دخولهم المبنى ، ويجب أن تقوم بنشر أنظمة إنذار مزودة بكاميرات عالية الدقة تسجل باستمرار عرض جميع نقاط الوصول ونقاط المرور الرئيسية في جميع أنحاء المبنى.

 7. الهواتف الذكية غير مستغلة:

العديد من الشركات لديها إستراتيجية قليلة أو معدومة لأجهزة الجوال. بطبيعة الحال ، توفر الهواتف الذكية القدرة على التواصل عبر الصوت عبر شبكة خلوية ، ولكنها قادرة على ذلك أكثر من ذلك بكثير. يمكن أيضًا استخدام الهواتف الذكية لإدارة البريد الإلكتروني للشركة ، وإدارة التقويمات وقوائم المهام ، وتوفير توجيهات القيادة المستندة إلى نظام تحديد المواقع العالمي للموظفين المسافرين ، والاتصال بسعة التخزين السحابي للوصول إلى البيانات ، وقبول الدفعات ببطاقة الائتمان ، وإدارة جهات الاتصال ، والوصول إلى أنظمة إدارة علاقات العملاء ، تعقب نفقات العمل ، واتخاذ أوامر العملاء ، وتوفير تطبيقات خدمة العملاء ، وأكثر من ذلك.
الحل: يجب على الشركات إعداد إستراتيجية قوية للأجهزة المحمولة لضمان أن يكون الموظفون منتجين قدر المستطاع بينما هم بعيدون عن المكتب. وهذا يعني تحديد وتثبيت التطبيقات والحلول على الهواتف الذكية للموظف وتوفير التدريب المناسب حتى يفهم الموظفون تمامًا كيفية استخدام هذه التطبيقات. وقد يعني ذلك أيضًا وضع معايير لأنواع الهواتف الذكية المستخدمة ، أو تزويد الموظفين بهواتف ذكية ، أو تنفيذ خطة شراء هاتف ذكي للموظف ، حيث تغطي الشركة بعض أو جميع تكاليف الهواتف الذكية للموظفين والتأمين ذي الصلة. لا تنسى إنشاء أمان وسياسات لتشجيع ممارسات الهواتف الذكية الآمنة والسليمة. 

 8. لا يتم استخدام الحوسبة السحابية:

 وقد برزت الحوسبة السحابية كمنصة أكثر فعالية وكفاءة للعمل من الخوادم الداخلية أو أنظمة سطح المكتب. وذلك لأن الوصول إلى البيانات الموجودة في السحابة يسهل على الموظفين والعملاء والمستخدمين المخولين الآخرين الوصول إليها. في العديد من الحالات ، تقدم التطبيقات القائمة على السحابة بشكل متزايد وظائف أكثر مقارنة مع نظرائهم في المؤسسة. في بعض الحالات ، تكون الحلول السحابية أقل تكلفة. في العديد من الحالات ، تعد الحوسبة السحابية أكثر أمانًا مقارنةً بعمليات الكمبيوتر الداخلية التي قد تفتقر إلى الأمان المادي أو الجدران النارية أو حلول مكافحة الفيروسات أو أنظمة النسخ الاحتياطي. لسوء الحظ ، فإن الكثير من الشركات إما تتبنى السحابة بشكل غير متسق أو تعاملها كفكرة متأخرة.
الحل: يجب على الشركات إعداد إستراتيجية للسحاب والتفكير في نقل بعض تطبيقاتها وبياناتها على الكمبيوتر إلى السحابة قريبًا. عندما تبدأ الشركات انتقالها إلى السحابة ، يجب عليها استئجار أو توظيف فنيي تكنولوجيا المعلومات المناسبين لضمان تثبيت الأنظمة وتكوينها وتشغيلها بشكل صحيح. يجب تدريب موظفي الشركة على استخدام الأنظمة السحابية الجديدة بشكل صحيح.

 9. مناطق ومكان العمل سيئة التصميم:

 في بعض الشركات ، تفتقر مناطق العمل ومحطات العمل إلى الناحية الصحية ، مما قد يعوق إنتاجية الموظفين. على سبيل المثال ، قد تكون الكراسي غير مريحة ، وقد تكون مساحة المكتب محدودة ، وقد يتم وضع لوحات المفاتيح والشاشات عند الارتفاع الخطأ ، وقد تكون الشاشات صغيرة جدًا ، أو قد تكون الإضاءة غير كافية ، أو قد تؤدي الضجيج المستمر ، أو الانقطاعات ، إلى تشتيت انتباه الموظفين. بما أن مرتبات الموظفين هي عادةً أكبر نفقات الشركة ، فمن المنطقي التأكد من أن الموظفين مرتاحون ومجهزين بشكل جيد حتى يتمكنوا من تحقيق أعلى إنتاجية ممكنة.

 الحل: قم بفحص مساحات عمل الموظفين مع وضع بيئة العمل في الاعتبار ، واستثمر في التأكد من أن مناطق عمل الموظفين ومحطات العمل مصممة بشكل ملائم لتشجيع الصحة الجيدة وزيادة إنتاجية الموظفين. للذكاء ، يجب أن يكون لدى الموظفين كراسي مريحة بعجلات. يجب أن تكون الشاشات أكبر وذات وضعية عالية بما يكفي لتعزيز الوضع الجيد. يجب وضع لوحات المفاتيح والفئران بشكل صحيح بحيث تكون أذرع الموظف موازية للأرضية ولا ترتكز على زوايا مكتبية حادة ، مما قد يؤدي إلى متلازمة النفق الرسغي أو مشاكل صحية أخرى.

 10. الطباعة بالألوان غير مستغلة:

 غالباً ما تنقل الوثائق المطبوعة الملونة والتقارير والمقترحات والكتيبات صورة شركة أفضل من المستندات المطبوعة بالأبيض والأسود. لسوء الحظ ، فإن بعض الشركات لا تستخدم الطباعة الملونة أو لا تملك قدرات الطباعة الملونة. بالإضافة إلى ذلك ، تستخدم بعض الشركات الطابعات الملونة القديمة التي تحتاج إلى استبدال خراطيش الحبر الأكثر تكلفة باستمرار. ونتيجة لذلك ، فإن هذه الشركات تواجه خطر المجيء إلى عملائها ، وآفاقهم ، وغيرهم على أنهم من الطراز القديم ، أو ربما أقل نجاحًا.
الحل: يجب على الشركات أن تفكر في شراء طابعة ملونة ذات مسحوق حبر عالي السعة ، مثل طابعة Epson WorkForce Pro ET-8700 EcoTank الشاملة (IPhone 99.99 $ من Epson Direct اعتبارًا من نوفمبر 2018) ، والتي تتضمن ما يصل إلى سنة توريد الحبر (وفقًا لإبسون ، بناءً على متوسط ​​الاستخدام). بالإضافة إلى توفير المال على مسحوق الحبر والعمل ذات الصلة لتأمين خراطيش الحبر واستبدالها ، يمكن للطابعة الطباعة على الوجهين وتقديمها كآلة فاكس وماسح ضوئي وناسخة ألوان منخفضة الاستخدام.

 11. وسائل الإعلام الاجتماعية غير مستغلة:

 فشلت العديد من الشركات في الاستفادة من وسائل الإعلام الاجتماعية لأغراض التسويق. صحيح أن الكثير من الناس يهدرون الكثير من الوقت ويقومون بالكثير من الأشياء غير المناسبة على وسائل التواصل الاجتماعي ، لكن من الصحيح أيضًا أن وسائل الإعلام الاجتماعية الكبرى توفر إمكانية الوصول إلى مليارات المستخدمين - فيسبوك وحدها تبلغ عن أكثر من 2 مليار مستخدم شهري نشط. أضف إلى ذلك حقيقة أنه في معظم الحالات ، يكون التواجد الأساسي للوسائط الاجتماعية للشركات مجانيًا ، كما أن فرص التسويق منخفضة التكلفة نسبيًا ، ومن السهل الاستنتاج أنه من غير الحكمة تجاهل التسويق عبر الشبكات الاجتماعية.
الحل: يجب على الشركات أن تفكر في تأسيس تواجد تجاري على Facebook و LinkedIn و Pinterest و Twitter وغيرها من مواقع الشبكات الاجتماعية على أقل تقدير ، ويجب أن يتم تسليم الصفقات الحصرية وبرامج التسويق ذات الصلة عبر تلك القنوات. بطبيعة الحال ، يجب أن تكون جميع الجهود التسويقية مصممة لتعكس النمط والألوان المتوقعة في تلك القنوات الإعلامية.

 12. مواقع الويب غير كافية:

 يوجد لدى العديد من الشركات مواقع إلكترونية ليست أكثر من كتيبات تمجد عبر الإنترنت. في بعض الحالات ، تفتقر تلك المواقع إلى محتوى مفيد ونادرا ما يتم تحديثها. يجب أن يكون موقع الشركة على الويب أكثر من مجرد بطاقة أعمال عبر الإنترنت أو كتيب من أربع لوحات ؛ يجب أن تقدم ثروة من المعلومات المفيدة لجذب القراء والعملاء المحتملين ولفت انتباههم. على سبيل المثال ، يجب أن يقدم موقع شركة CPA الإلكتروني مقالات ومقاطع فيديو مفيدة حول تخطيط التقاعد ، وفورات الضرائب ، والاستثمار ، وحلول الإدارة المالية ، واقتناء الثروة ، والحماية من الاحتيال في الهوية ، وما إلى ذلك. قد يوفر الموقع أيضًا روابط لملء التقويمات ، والآلات الحاسبة المالية ، والاقتصاد. مقالات وإحصاءات ، ودراسات حالة ، وقسمًا للقراء لطرح الأسئلة ، وما إلى ذلك.
الحل: قم بإضافة محتوى مفيد لموقعك على الويب لجذب انتباه القراء والعملاء المحتملين ، وتحديث المحتوى حسب الحاجة ، وإضافة إلى ذلك المحتوى بانتظام. تأكد من تضمين أقسام تفاعلية من موقعك على الويب لالتقاط معلومات القارئ ، مثل الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني.

 إدارة المعلومات وضمان التكنولوجيا
         إدارة الممارسة العملية 

 

AICPA resources

Article

• "Boost Your Computer's Performance," JofA, Sept. 2015

Conference

• Practitioners Symposium and Tech+ Conference at AICPA ENGAGE, June 9—13, Las Vegas

For more information or to register, go to aicpastore.com or call the Institute at 888-777-7077.

IMTA Section and CITP credential

The Information Management and Technology Assurance (IMTA) Section supports AICPA members who provide services in the areas of information security and cyber risk, privacy and IT risk management, business intelligence, and emerging technologies. CPAs may also pursue the Certified Information Technology Professional (CITP) credential, which demonstrates an individual has the expertise to advise organizations on how to maximize information technology to manage their business. Access to the IMTA's tools and resources is included with AICPA membership. To learn more, visit aicpa.org/IMTA and aicpa.org/CITP.