Microsoft Office: تلميحات للتقارير المالية المستندة إلى Excel

  By J. Carlton Collins, CPA

  بالتصرف سليمان سليم شعبان

ماجستير محاسبة مالية

  sleimanshaaban@gmail.com

س. أنا جديد في شركة تنتج تقارير مالية منسقة معتمدة على Excel وتشاركها في ملف PDF مع الفريق التنفيذي.
سيكون أفضل لي  اتلقى هذه التقارير بتنسيق يستند إلى Excel.
قبل أن أطلب هذا التغيير ، هل هناك أسباب وجيهة لتقاسم تقاريرنا المستندة إلى Excel في PDF؟

ج. بعض الشركات تفضل التقارير المستندة إلى PDF لأنها تفتح تلقائيًا مع تطبيق Adobe Acrobat Reader ، وهو ما لا يسمح للمستخدمين بحذف التقارير المستندة إلى PDF عن طريق الخطأ أو اختراقها.
بالإضافة إلى ذلك ، لا يقوم كل مستخدم بتحميل برنامج Excel على جهاز الكمبيوتر الخاص به ، وقد يتم تخويف بعض الأشخاص من  Excel لأنهم لا يعرفون التطبيق جيدًا.
ومع ذلك ، أتفق معك على أنه يجب أن يكون Excel هو تنسيق الملف المفضل لمشاركة البيانات المالية المنتجة في Excel. تكمن المشكلة في التقارير المستندة إلى PDF في أنه لا يمكنك بسهولة نسخ أو لصق أو تخطيط أو إدارة محورية أو التعامل مع البيانات في تلك التقارير ، مما يزيد من صعوبة إجراء تحليل إضافي للبيانات.
في حين تسمح التقارير المقدمة بتنسيق مستند إلى Excel للمستلمين بمزيد من المرونة لإعداد حسابات التحليل - ماذا - لو وإنشاء مخططات وإنشاء PivotTables ، ضمن إمكانيات أخرى لا تعد ولا تحصى.
يوفر Excel القدرة على حفظ ومشاركة المصنفات كملف Excel أو ملف PDF ، لذلك ربما سينظر الذين ينتجون هذه التقارير في مشاركة تلك التقارير معك في كلا التنسيقين. كتذكير ، يمكنك مشاركة التقارير إما كملف Excel أو ملف PDF من Excel من علامة التبويب ملف عن طريق تحديد مشاركة ثم تحديد تنسيق الملف المطلوب (إرسال نسخة (لصيغة Excel) أو إرسال ملف PDF (للحصول على PDF)) ، كما في الصورة أدناه.
بمجرد تحديد خيار التنسيق ، فأنت تقوم بإدخال عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهؤلاء المستلمين (أو الأفضل من ذلك ، اسم مجموعة البريد الإلكتروني المكون من عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهؤلاء المستلمين) ، حدد مستوى الأمان المطلوب (عرض أو تحرير) ، (اختياري) ، وحدد مشاركة.

عندما يتعلق الأمر بإنتاج البيانات والتقارير المالية في Excel ، إليك بعض قواعد التنسيق التي قد تساعد في ظهور التقارير بشكل أكثر احترافية.
1. تضمين PivotTables. في العصر الرقمي اليوم ، يتم تسليم معظم التقارير إلكترونيا. لذلك ، يجب مراعاة تضمين تقارير PivotTable المستندة إلى Excel والتي تسمح للمستلمين بالحصول على معلومات إضافية حول هذه التقارير المالية. بالإضافة إلى تضمين PivotTables ، أوصيك أيضًا بتضمين Slicers لتمكين المستلم من تقطيع البيانات ونقشها (إذا جاز التعبير) لإجراء تحليلات متعمقة بسهولة أكبر. مثال على تقرير PivotTable مع ثلاث شرائح PivotTable (نوع العميل ونوع العنصر ومرجع المبيعات) موضح أدناه.

2. استخدم المحاذاة الصحيحة. يجب أن تبقي الصفوف محاذاة لجعلها أسهل في القراءة. عادة ، يجب عليك تطبيق المحاذاة إلى اليسار على كل النص والمحاذاة اليمنى لجميع البيانات الرقمية. يجب عادةً توسيط التواريخ وحساب النسبة المئوية وعناوين الأعمدة للحصول على إمكانية قراءة أفضل.
3. التفاف النص لعناوين الأعمدة. يجب تمكين نص التفاف لعناوين الأعمدة الأطول ، للحفاظ على عرض العمود ضيق قدر الإمكان ، كما هو موضح في أمثلة عناوين الأعمدة غير الملفوفة الموضحة أدناه.

4. محاذاة عناوين التقرير. يجب أن يكون لكل تقرير عنوان  ، يتكون من الكيان أو المنظمة ، وعنوان التقرير ، ونطاق (تواريخ) التقرير. قد تتم توسيط عناوين التقارير أعلى عرض التقرير أو بمحاذاة إلى اليمين. أفضّل ترك العناوين في قائمة محاذاة لتقارير أوسع ، لذا سيكون من المؤكد أن يكون العنوان مرئيًا على شاشة المستلم دون الحاجة إلى التمرير إلى اليمين لقراءة العنوان بالكامل.
5. استخدم جريئة بحصافة. عريض عناوينك وعناوين الأعمدة لجعلها تبرز ، والنظر في bolding المجاميع والمجاميع الكبرى كذلك. ومع ذلك ، لا تخاطب بياناتك التفصيلية ، لأنه إذا كان كل شيء عريضًا ، فلن يكون هناك شيء غامق. شاهد المقارنة في لقطة الشاشة أدناه.

6. تجنب اللون. يجب تجنب استخدام اللون في تقاريرك المالية لعدة أسباب. بالنسبة للمبتدئين ، يمكن أن تجعل الكثير من الألوان بياناتك المالية تبدو أقل من المهنية ، باستثناء الرسوم البيانية . علاوة على ذلك ، إذا استخدمت خطًا أحمر للإشارة إلى الأرقام السالبة ، فلن تظهر عند طباعتها بالأبيض والأسود ، أو نسخها على ناسخة باللونين الأبيض والأسود. بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون من المستحيل قراءة لون النص من قبل حوالي 4 ٪ من الجمهور الذين هم colorblind. بدلاً من ذلك ، أوصي باستخدام الأقواس للدلالة على الأرقام السالبة والأرصدة الدائنة. شاهد المقارنة في لقطة الشاشة أدناه.

7. استخدام الحد الأدنى من الحدود. وكثيراً ما تجعل الحدود المطبقة على التقرير المالي بأكمله التقرير أكثر صعوبة. في معظم الحالات ، تكون الأحرف الفردية أو المزدوجة البسيطة التي تفصل بين عناوين الأعمدة من البيانات والإطارات الفرعية للإطارات والمجاميع الكلية هي كافة الحدود التي تحتاجها. شاهد المقارنة في لقطة الشاشة أدناه.

8. توظيف شريط أخضر التنسيق. إذا كان لديك تقرير واسع يحتوي على العديد من الأعمدة ، والتي قد يكون من الصعب قراءتها عبر عرض الصفحة ، فقد تفكر في تطبيق تنسيق ورقة المحاسبة الشريط الأخضر لجعله أكثر قابلية للقراءة. إن أفضل طريقة للقيام بذلك في Excel هي تحويل تقريرك المالي إلى جدول عن طريق تحديد منطقة البيانات المراد تنسيقها ، ثم ، من علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، حدد تنسيق كجدول ، زيتون أخضر ، نمط جدول متوسط 4 ، كما هو موضح أدناه.

9. استخدم الخط Calibri. مقدمة من Microsoft في عام 2007 ، خط Calibri هو في الأساس نسخة أكثر نحافة من خط Arial مصمم لجعل كل من الأرقام والنص مقروءا أكثر ، وخط Calibri الأرفع يجعل الأرقام أسهل للقراءة على الأجهزة المحمولة الصغيرة اليوم. على الرغم من أن الخط الشهير New Times Roman يجعل النص أكثر قابلية للقراءة ، إلا أنه عادة ما يكون من الصعب قراءته عند تطبيقه على الأرقام.
10. الرسوم البيانية . ونظرًا لأن الرسوم البيانية  هي طريقة فعالة لتقديم بيانات معقدة بطريقة سهلة القراءة ، يجب عليك إضافة المخططات والرسوم البيانية إلى تقاريرك. في حين أن بعض تكلفة الاكتساب تفضل الرسوم البيانية ثنائية الأبعاد لأن الرسوم البيانية ثلاثية الأبعاد يمكن أن تشوه البيانات المعروضة بشكل طفيف ، إلا أنني أوصي بأن يكون هدفك هو إضافة المخططات التي تجعل حزمة التقارير أكثر إثارة للاهتمام ، حتى وإن كانت تتضمن بعض المخططات ثلاثية الأبعاد الملونة. شاهد الأمثلة في لقطة الشاشة أدناه.

إدارة المعلومات وضمان التكنولوجيا