ما تحتاج الشركات الضريبية لمعرفته الآن حول التكنولوجيا

By Andrew Kenney

  بالتصرف سليمان سليم شعبان

ماجستير محاسبة مالية 

  sleimanshaaban@gmail.com

عندما يتحدث دوني شيماموتو ، CPA / CITP ، CGMA ، عن التكنولوجيا ، فإن الأشخاص الذين يستمعون إليه غالباً ما يعتقدون أنه يتحدث عن المستقبل.
وقال شيماموتو ، المؤسس والمدير الإداري لشركة IntrapriseTechKnowlogies LLC ، وهي شركة CPA تساعد المؤسسات الصغيرة ومتوسطة الحجم على الاستفادة من التكنولوجيا: "يظل الناس يفكرون ، هذا كل شيء في المستقبل ، هذه كل الأشياء في المستقبل".
"عندما نصل إلى الذكاء الاصطناعي والروبوتات ، نعم ، قد يكون بعضها أكثر مستقبلية. ولكن هناك جزء كبير منها بالفعل.
"لا يفاجئني أبدًا سبب عدم استفادة الناس من ما لدينا الآن."
في يوم الأربعاء ، تعاونت Shimamoto مع ممارس الضرائب الوحيد دان مور ، CPA ، في AICPA ENGAGE 2019 في لاس فيجاس لمعالجة كيف تعزز التقنيات الناشئة الممارسات الضريبية. في جلستهم ، قال Shimamoto و Moore إنه بينما يمثل الذكاء الاصطناعي قفزة تكنولوجية هائلة ، يمكن للشركات من جميع الأحجام الاستعداد اليوم بقفزات أصغر في فلسفة التكنولوجيا والإدارة.
تقنيات اليوم
تتمثل الخطوة الأولى في الاستفادة من التكنولوجيا اليوم في فهم ما هو متاح وكيف  يتم تغير الأعمال. فيما يلي ستة مجالات ينبغي لممارسي الضرائب أخذها في الاعتبار:

مكتب بلا أوراق. هذا هو الأساس للتغير التكنولوجي: تعمل الشركات منذ عقود على رقمنة مستنداتها وعملياتها. "يعمل بعض الأشخاص ديناميكيًا مع المعلومات بتنسيقها الإلكتروني. بعض الناس يعملون مع عائدات الورق "، وقال مور. كانت الشركات الصغيرة على وجه الخصوص بطيئة في التخلي عن الأوراق ، خاصة وأن العديد من العملاء ما زالوا يقدمون مستندات ضريبية مادية.

سحابة وأدوات التعاون. يمكن الآن مشاركة المستندات الرقمية والتعامل معها بسهولة أكبر. تتيح بوابات إدارة المستندات عبر الإنترنت للعملاء والزملاء تبادل المستندات وتنظيمها بسرعة. تسمح المنصات الرقمية الأخرى بمراجعة التعليقات والفوترة والدفع بشكل أسهل. يتيح برنامج Cloud إمكانية الوصول إلى البيانات والتطبيقات في أي وقت وفي أي مكان ، مما يقلل من الحاجة إلى أجهزة داخلية.

 نقل مور بعض خدماته - مثل إدارة المستندات وتكامل QuickBooks - إلى الخدمات السحابية التي تتيح تبادل البيانات عند الطلب على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع مع العملاء. وقال "هذا يجعل الأمور أكثر سلاسة من الحصول على نسخة احتياطية من ملف QuickBooks". ومع ذلك ، لم يحوِّل أعمال الشركة المركزية لإعداد الضرائب إلى منتج سحابي ، ويرجع ذلك جزئيًا إلى أنه يفكر في خطط طوارئ لتعطيل خدمات الإنترنت أو الخدمات السحابية.

أدوات اتصال العميل. نظرًا لتكاثر قنوات الاتصال ، أصبح من الصعب جذب انتباه العملاء عند الحاجة إلى مزيد من المعلومات. لا يتم الرد على المكالمات الهاتفية ، ويتم تجاهل رسائل البريد الصوتي. تحتاج الشركات إلى البحث عن الأنظمة الأساسية الأحدث ، مثل برامج اتصالات سطح المكتب مع خيارات الرسائل النصية مثل Slack أو Skype for Business أو Microsoft Teams. بدلاً من ذلك ، يوصي Moore بمنصة Liscio للمراسلة ، والتي تم تصميمها مع مراعاة تكلفة الاكتساب ويستخدم تطبيق الهاتف الذكي.

الاستعانة بمصادر خارجية للضرائب. تسهل المنصات الرقمية التعاون مع المقاولين - بما في ذلك ، على سبيل المثال ، العدد المتزايد من العاملين في مجال المعرفة في الهند. وقال مور إن الشركات التي يمكن أن تتعايش معها عمليات الاستعانة بمصادر خارجية قد تجد راحة من أسواق العمل الضيقة وارتفاع تكاليف العمالة ، لكن النقل إلى الخارج يأتي مع تحديات إدارية جديدة ولا ينتشر على نطاق واسع بين الشركات الصغيرة.

 وقال "يتطلب الأمر نوعًا خاصًا من الشخصية للقيام بذلك لأنك تتخلى عن السيطرة". لكن شيماموتو يعتبرها حتمية. وقال شيماموتو: "لأن [السحابة] تجعل نظامنا أكثر قابلية للوصول ، يمكننا حينئذ الاستفادة من أفضل المواهب ، أينما كانت".

التصور. أصبحت أدوات عرض البيانات ، مثل لوحات المعلومات والخرائط والمخططات التفاعلية شائعة. تتراوح الخيارات من أدوات Excel مثل Power Map إلى برامج أكثر تخصصًا مثل Tableau و Microsoft Power BI. وقال شيماموتو: "أصبح [التصور] أسهل ، لذا فإنك تشاهده في أماكن أكثر وأكثر". هذا جيد ، لأنه كما أشار مور ، يبحث العملاء بشكل متزايد عن خيارات التصور.

التشغيل الآلي. طرق بسيطة للتشغيل الآلي متوفرة على نطاق واسع. من الشائع الآن استخدام تقنية المسح والتعبئة لاستخراج المعلومات الرقمية من المستندات الورقية. تستخدم بعض الشركات برنامج أتمتة العمليات الآلية (RPA) الذي يمكنه النقر تلقائيًا من خلال واجهات البرنامج لترجمة المعلومات بين البرامج. على المدى الطويل ، يمكن لـ RPA تولي معظم خدمات إدخال البيانات الأساسية ، وفقًا لشيماموتو.

مجتمعة ، تشير المناطق الستة إلى سوق الممارسات الضريبية حيث تحصل الأتمتة والاستعانة بمصادر خارجية على حصة متزايدة من مهام العمل الروتينية.

وقال شيماموتو: "في عالم اليوم ، إما ستعمل على أتمتة ذلك ، مما يعني أنك ستستخدم التكنولوجيا ، أو ستقوم بتعهيدها إلى سوق عمل أرخص". "وهذا هو مرة أخرى ، كل هذه المهام السفلية المتكررة والخبيثة."

المهام الأكثر احتمالا لتكون آلية أو الاستعانة بمصادر خارجية هي متكررة وبسيطة. وهذا يعني أن شركات المستقبل سوف تتنافس على القدرة على إدارة التشغيل الآلي / الاستعانة بمصادر خارجية وتقديم منتجات متخصصة أو نظرة ثاقبة ذات مغزى.

كيف تستعد

كيف يمكن للشركات تبني أدوات التكنولوجيا الناشئة؟ يميل البعض إلى متابعة كل خيار - كلما زادت التقنية ، كان ذلك أفضل. لكن شيماموتو يحث على اتباع نهج العمل الأول.

"تأكد من أنك لا تبدأ التكنولوجيا. وقال: "ما يجب عليك فعله حقًا هو التوضيح ،" أين أواجه مشكلة في شركتي ، وما المشكلة حقًا؟ "

ستكون الإجابة مختلفة لكل شركة ، لكن هناك بعض الاتجاهات الرئيسية المهمة الناشئة. الأهم من ذلك هو أن التكنولوجيا الجديدة ستكافئ الشركات الأكثر تنظيماً.

وقال شيماموتو: "إنها ليست مهارة كبيرة مثل النضج". "لكي تكون قادرًا حقًا على الاستفادة من خدمات الاستعانة بمصادر خارجية ، فإنك تحتاج إلى نضج أعلى في تلك العمليات وإدارة وتدفق بياناتك."

عندما تكمل إحدى الشركات عملها في المكتب ، يكون من الأسهل اتباع نهج مخصص. يستخدم الموظفون معرفتهم المؤسسية والشخصية لإكمال العمليات والتعامل مع الانحرافات. يتغير ذلك عندما تحتاج شركة ما إلى تصدير العمل ، سواء كان ذلك للعمال في الخارج أو إلىAI في كلتا الحالتين ، يساعد الهيكل.

على سبيل المثال ، قد يحتاج المالك الوحيد إلى قائمة تحقق من أربع أو خمس خطوات فقط لتوثيق عملية خاصة به. لتعليمه لزميل عديم الخبرة قد يستغرق 15 خطوة. لكن نقله إلى عامل خارج الشركة - خاصة عندما تكون هناك حواجز لغوية - قد يتطلب خطة من 60 خطوة ، على حد قول شيموتو.

يمكن للشركة التي لديها عمليات أكثر اتساقًا وتوثيقًا أن تحصل على المزيد من البيانات الدقيقة - وهو بالضبط ما ستحتاج إليه AI لكي تزدهر. لذلك ، فإن الشركة التي لديها أفضل عمليات توثيق اليوم ستكون أفضل استعدادًا للاستفادة من التكنولوجيا الجديدة غدًا.

التدريب على التكنولوجيا

سواء كنت تفكر في الحاضر أو ​​المستقبل ، ضع في اعتبارك أن هذه النقاط تركز على توظيف الموظفين وتدريبهم:

تحليل العملية. سيكون الموظفون الذين هم على دراية في إدارة المشاريع والعمليات قادرين على دمج التكنولوجيا الجديدة في سير العمل.

تحليل البيانات. إن تحليل البيانات الأساسية من خلال أدوات البرامج الحالية والناشئة - سواء أكانت لغة Excel أو لغة برمجة أو أداة للتعلم الآلي - سيتيح للموظفين تحسين العمليات ومعرفة أين تتناسب التكنولوجيا. كما يسمح لهم بتقديم رؤى أكثر وضوحًا لا يمكن أن تكون آلية.

الاتصالات. سوف تحتاج تكلفة الاكتساب الضريبي إلى معرفة أفضل طريقة لإيصال الرؤى بطريقة مفيدة للعملاء.

أكثر من أي شيء آخر ، يجب على الشركات إعداد موظفيها ليكونوا على دراية عميقة ولكن قابلة للتكيف على نطاق واسع.

قال شيماموتو: "قل أنك تعاني من خلل في التكنولوجيا يقول:" هذا الجزء [من عملية عملك] غير صالح تمامًا. "هل يمكنك بالفعل ضبط هذه العمليات؟" أو دعنا نقول إنه في الواقع مُحسّن. هل لديك ما يكفي من الفهم للاستفادة منه؟ "

بالنسبة لمور ، إنه سؤال حول ما إذا كان يمكن للتعيينات الجديدة إدراك حقيقة كيف تتدفق البيانات عبر المؤسسة. ولكن ، بالإضافة إلى المهارات الفنية ، يعتقد أيضًا أنه يمكن للمحاسبين إثبات عملهم في المستقبل من خلال توفير التوجيه البشري الذي يحتاجه عملاؤهم.

وقال: "هذه حاجة كبيرة ستستمر. سواء كنا نستطيع الحصول على المزيد من الإقرارات الضريبية تلقائيًا أم لا."

 إدارة الممارسات الضريبية