الامتثال لتفسير "خدمات الاستضافة" الفعال حديثًا

  By Ken Tysiac

  بالتصرف سليمان سليم شعبان

ماجستير محاسبة مالية 

  sleimanshaaban@gmail.com

حظي موضوع خدمات الاستضافة للعملاء باهتمام كبير من CPA هذا العام حيث بدأ تفسير أخلاقي جديد. 

على مدى السنوات القليلة الماضية ، وفر ظهور التقنيات الجديدة طرقًا جديدة للمحاسبين المحترفين CPA لتوفير الخدمات للعملاء من خلال المنصات المستندة إلى مجموعة النظراء و الخدمات السحابية. تتطلب هذه الخدمات الجديدة دراسة متأنية للحفاظ على المبادئ الأخلاقية العالية التي كانت دائمًا مصدر فخر للمحاسبين  العامين المحترفين CPA  ، الذين عقدوا العزم على الحفاظ على استقلالهم حتى يتمكنوا من أداء خدمات التصديق دون حتى التلويح بوقوع مخالفات. 

إن تفسير "خدمات الاستضافة" الجديد (ET §1.195.143) لقاعدة الاستقلال (ET §1.200.001) في قواعد السلوك المهني لـ AICPA ، يحدد متطلبات CPA التي تم تطويرها مع وضع التكنولوجيا الجديدة في الاعتبار.

يتمثل المبدأ الذي يقوم عليه تفسير "خدمات الاستضافة" في أنه لا ينبغي CPA  القيام بأي أنشطة لعملائهم من مسؤولية الإدارة. يوضح التفسير أن تحمل مسؤولية استضافة بيانات أو سجلات العميل التي يتم فحصها يضعف استقلالCPA.

بعض المواقف الأساسية التي تتولى فيها تكلفة الاكتساب مسؤولية استضافة بيانات العميل هي:

1-أن تصبح المضيف الوحيد لنظام المعلومات المالية أو غير المالية للعميل.

2-العمل كمحافظ على بيانات العميل إلى الحد الذي تكون فيه بيانات العميل غير مكتملة ولا يمكن الوصول إليها إلا من خلال CPA.

3-توفير استمرارية العمل أو خدمات التعافي من الكوارث للعميل.

 هناك طريقة جيدة لتصور ما إذا كان يتم تقديم خدمات الاستضافة إلى عميل ما هو تخيل أن العميل قرر تغيير مزودي الخدمة. إذا تعذر على العميل إجراء مثل هذا التغيير دون الاعتماد على البيانات والسجلات والمستندات التي يحتفظ بها العضو ، فمن المحتمل أن يكون العضو يقدم خدمات الاستضافة.

 مع اقتراب الموعد الفعلي للتفسير وتجاوزه ، كان لدى محاسبين قانونيين أسئلة عديدة حول كيفية الامتثال.

 أوضحت الإرشادات الواردة في وثيقة "الأسئلة المتداولة" الصادرة عن فريق الأخلاقيات المهنية في AICPA أن التفسير لا يتطلب من العضو  وصول العميل المعتمد إلى البيانات أو السجلات في موقع البوابة التي يغطيها التفسير.

 تشرح الأسئلة الشائعة أنه في تاريخ 1 يوليو ، يجب على العضو إنهاء الوصول إلى السجلات والبيانات في البوابة خلال فترة زمنية معقولة. يجب أن يستخدم الأعضاء حكمًا احترافيًا لتحديد فترة زمنية معقولة ، وفقًا للأسئلة الشائعة ، التي تنص على أن الفترة الزمنية:

 يجب أن يوفر للعميل وقتًا كافيًا لاسترداد المعلومات من داخل البوابة وألا يتسبب ذلك في صعوبات لا لزوم لها.

 يجب أن تكون محدودة المدة ولا تكون واسعة.

 من المحتمل اعتبارها شاملة إذا كانت تتفق مع سياسة الاحتفاظ بالوثائق الخاصة بالعضو أو قانون التقادم الذي يستمر لعدة سنوات.

 في بعض الحالات ، قد تكون قصيرة نسبيًا ، مثل 60 يومًا ، إذا تمكن العضو من استنتاج أنه لن تحدث مشقة لا مبرر لها خلال ذلك الوقت.

 قد يكون أقرب إلى عام في ظروف أخرى لتجنب المشقة التي لا داعي لها للعضو.

 تنص الأسئلة الشائعة أيضًا على أن مركز تبادل اشتراكات الطرف الثالث ، مثل Rivio ، والذي يستخدمه أحد الأعضاء لإصدار تقارير التوثيق لا يعتبر استضافة بموجب تفسير "خدمات الاستضافة" إذا تم استيفاء جميع المعايير التالية:

 النظام الأساسي عبارة عن مستودع مستندات مصمم لتسهيل تبادل المستندات بين المستخدمين ؛

 تتم استضافة النظام الأساسي وتشغيله والتحكم فيه بالكامل بواسطة بائع جهة خارجية ليس هو العضو ؛ و

 العضو ، العميل المعتمد ، وأعضاء غرفة تبادل الاشتراكات الأخرى لديهم اتفاقيات المستخدم الخاصة بهم مع بائع الجهة الخارجية.

 بالإضافة إلى ذلك ، يُطلب من العضو الذي يستخدم موقع البوابة الخاص به لنقل ضريبة الدخل المرسلة إلى عميل معتمد إنهاء وصول العميل الذي يقوم بفحص المستندات و البيانات إلى العودة في البوابة خلال فترة معقولة بعد ذلك لتجنب تقديم خدمات الاستضافة ، وفقًا للأسئلة الشائعة.

 بالنسبة للعضو الذي يقدم خدمات مسك الدفاتر ، فإن وجود دفتر الأستاذ العام لطرف ثالث على خادم مملوك أو مؤجر من قبل العضو سيؤدي إلى توفير خدمات الاستضافة إذا كانت سجلات العميل وسجلاته غير كاملة دون اضطرار العميل إلى الاتصال بالعضو أو الوصول إلى خادم العضو .

 على الرغم من أن الأسئلة الشائعة تشير إلى أن الاحتفاظ بنسخة من البيانات الأصلية أو السجلات الخاصة بعميل المصادقة لدعم منتج عمل العضو لن يشكل خدمات استضافة ، يجب توخي الحذر عند طلب العميل المصدق مرارًا نسخًا من البيانات أو السجلات. مثل هذا السلوك قد يثير مخاوف خدمات الاستضافة.

 أجاب فريق الأخلاقيات المهنية في AICPA عن العديد من الأسئلة حول الترجمة الفورية في مؤتمر AICPA ENGAGE في يونيو. عبر أحد الأعضاء عن إحباطه الذي قد يشاركه الآخرون الذين تم تشجيعهم لسنوات على نقل تفاعلات العملاء وخدماتهم إلى الشبكة السحابية ويجدون الآن أن الخدمات التي تدعمها التكنولوجيا لا يمكن أن تشمل استضافة معلومات العملاء.

 وتساءل آخر عما إذا كان هناك خطر من أن الشركات ستعود إلى أشكال تسليم أقل أمانًا مثل محركات أقراص USB والأقراص المدمجة وملفات PDF المحمية بكلمة مرور لتجنب أن تصبح مضيفًا فعليًا لسجلات العملاء.

 لكن تفسير "خدمات الاستضافة" لا يهدف إلى تثبيط الوسائل القائمة على التكنولوجيا أو السحابة لتبادل الملفات والمستندات مع العملاء. مثل هذه التبادلات لا تنتهك التفسير. ولكن عندما يخزن العضو مستندات العميل بدلاً من مشاركتها ، فمن المحتمل أن يقدم العضو خدمات الاستضافة وقد يتعرض الاستقلال للإعاقة.

لمنع بوابة من أن تصبح مكانًا لتخزين المعلومات بدلاً من أن تكون مكانًا لمشاركة المعلومات ، فإن تفسير "خدمات الاستضافة" يتطلب من الأعضاء "تطهير" البيانات أو السجلات من البوابة بعد فترة زمنية معقولة بعد استخدام المعلومات من قبل عضو والعميل.

 الحكم المهني للعضو مطلوب لتحديد تلك الفترة الزمنية المعقولة. وقد قالت مديرة فريق الأخلاقيات المهنية في AICPA ، ميشيل كريج ، CPA ، في الحلقة 3 من البودكاست Eth Eth Speaking إن فترة معقولة لن تتسبب في مشقة لا داعي لها للعضو مع الاستمرار في توفير الوقت الكافي للعميل لاسترداد المعلومات.

 تعد رسالة المشاركة مكانًا جيدًا للأعضاء للتواصل بوضوح مع العملاء بأن البوابة ستكون مكانًا لمشاركة المعلومات ، ولكن لا يتم تخزينها. يمكن أن يوضح خطاب المشاركة أيضًا أن العملاء مسؤولون عن توفير النسخ الاحتياطي الخاص بهم لبياناتهم من أجل استمرارية العمل والتعافي من الكوارث ، وأن نسخة العضو من معلومات العميل ليست مستخدمة لهذه الأغراض.

 أوضح كريج أنه لا بأس أن يحتفظ العضو بنسخة من سجلات العميل ، طالما أن لدى العميل نسخة من تلك السجلات.

 وقال كريج: "على سبيل المثال ، إذا كان إصدارًا ضريبيًا أو منتج عمل عضوًا ، وإذا احتفظت بنسخة من ذلك ، فلن يُنظر في تقديم خدمات استضافة ، وكذلك إذا احتفظت بنسخة من جدول الاستهلاك". "أنت تريد التأكد من أن العميل لديه نسخة من جدول الإهلاك لأنه سيكمل دفاترهم وسجلاتهم."

 يجب على الأعضاء أيضًا التأكد من أن العملاء الذين يحتفظون بشهاداتهم يحتفظون بملفاتهم وبياناتهم الاحتياطية الخاصة بهم لأغراض استمرارية العمل والتعافي من الكوارث. إذا تم اعتماد نسخة العضو من هذه الملفات والبيانات لاستمرارية العمل أو الاسترداد بعد عطل فادح لأحد عملاء الشهادة ، فسيوفر العضو خدمات الاستضافة.

 أحد الأسئلة التي تم طرحها بشكل متكرر على Shelly Van Dyne ، CPA ، عضو في اللجنة التنفيذية لأخلاقيات المحترفين AICPA ، هو ما إذا كان قد تم انتهاك تفسير "خدمات الاستضافة" إذا كان العضو يوفر الوصول إلى البرنامج لعميل معتمد حتى يتمكن العميل من حساب توفير الضريبة الخاصة بهم.

 وقال فان داين في بودكاست Eth Eth Speaking أن توفير الوصول إلى مثل هذا البرنامج لن يشكل خدمات استضافة إذا كان العميل يضع بياناته الخاصة في البرنامج ثم يستخدم الحسابات لتحديد تقديم الضريبة.

 من السهل إلى حد ما فهم مبدأ تفسير "خدمات الاستضافة" الذي يسمح للعضو بالاحتفاظ بنسخ من بيانات مستندات العميل وشهاداته ولكن لا يُسمح له أن يكون المضيف الوحيد للمعلومات المالية أو غير المالية للعميل. لكن حالات الاستخدام المحددة العديدة قد تتطلب من الأعضاء السعي للحصول على إرشادات أو توضيحات إضافية. ولهذه الأغراض ، الأسئلة الشائعة ، مركز المحاسبة الإنجليزية البسيطة (لأعضاء CPEA) ، البودكاست الأخلاقي ، الخط الساخن لأخلاقيات المهنة AICPA (800-777-7077 ، اضغط 2 ثم 3) ، والخط الساخن للبريد الإلكتروني (ethics @ aicpa .org) متاحة للأعضاء.

 وقالت إيلين جوريا ، CPA ، المديرة المساعدة لـ AICPA ، في برنامج "Ethical Speaking": "سيكون هناك بعض الحكم هنا".

 يعد الحكم الاحترافي الدقيق أحد أهم سمات CPA ، وقد يكون من الضروري في نهاية المطاف إبقاء الأعضاء في حالة امتثال لتفسير "خدمات الاستضافة".

 إدارة المعلومات وضمان التكنولوجيا
     أخلاقيات المهنة