ماذا تفعل إذا لم يتمكن الموظفون من الوصول إلى المكتب

  By Jeff Drew

بالتصرف سليمان سليم شعبان

ماجستير محاسبة مالية

  sleimanshaaban@gmail.com

 مع تفشي وباء فيروس كورونا و أثره على اسواق المال العالمية ، وإغلاق أنظمة المدارس ، وتأجيل الدوريات الرياضية الكبرى هذا الأسبوع ، قام جيم بورك ، CPA / CITP / CFF ، CGMA ، برأسه في السحابة ، وتطبيقات عمله في متناول يديه ، وجلس على الشرفة الأمامية.

 Bourke ، الشريك والمدير الإداري للخدمات الاستشارية لشركة المحاسبة الإقليمية WithumSmith + Brown ومقرها نيو جيرسي ، تحث الشركات لسنوات على نقل أكبر قدر ممكن من البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات والبيانات إلى السحابة قدر الإمكان. لأن شركته فعلت ذلك منذ سنوات ، فهو معتاد على العمل عن بعد ومستعد جيدًا إذا كانت جهود وقف انتشار COVID-19 تتطلب منه البقاء بعيدًا عن المكتب.

 ليست جميع شركات المحاسبة ، أو الشركات الأخرى في هذا الشأن ، على استعداد لأن تعمل جميع أو قطاعات كبيرة من موظفيها عن بعد. ما الذي يمكن أن تفعله المنظمات إذا منع الحجر الصحي أو قيود السفر الأخرى الموظفين من دخول المكتب؟ ما هي التقنيات المطلوبة؟ ما هي السياسات التي يجب أن تكون موجودة؟ هل يمكن حتى للمنظمات التي تجنبت حتى الآن العمل عن بعد أن تجمع حلاً عمليًا؟ تتناول المقالة تلك الأسئلة والمزيد.

 البقاء في السحابة  

 كما يتضح من بقاء Bourke المريح على الشرفة ، فإن الشركات التي هاجرت بالفعل إلى السحابة هي في أفضل وضع للتعامل مع الطلب المتزايد على العمل عن بعد. قال مارك ستوت ، أحد المساهمين وكبير مسؤولي الابتكار والمعلومات في Boomer Consulting ورئيس قسم المعلومات السابق لشركة CohnReznick ، وهي واحدة من اثني عشر شركة أو أكثر حداثة ، إن هذا بسبب التطبيقات السحابية والبنية التحتية توفر قابلية للتوسع وإمكانية الوصول أكثر بكثير من الخوادم والبرامج الموجودة في مكاتب شركات المحاسبة.

 وقال ستوت: "تلك الشركات التي اختارت إبقاء كل شيء في المؤسسة ولم تتبنى العمل عن بعد ستكافح أكثر لأن عقولها المتجمدة ستجعل الأمور صعبة للغاية بالنسبة لها". "لن يكون من السهل إجراء التغييرات بسرعة ، وربما تكون محدودة بسبب عدم توفر عدد كافٍ من أجهزة الكمبيوتر المحمولة المتاحة ، وعدم الحصول على ترخيص كامل (لاستخدام برامج وأجهزة معينة) ، وربما عدم توفر النطاق الترددي لتوفير تجربة مستخدم خبير . "

 "لحسن الحظ بالنسبة للشركات ، حتى تلك التي ليست في السحابة إلى حد كبير ، قدم العديد من بائعي التكنولوجيا الضخمة بطانة فضية في شكل وصول مجاني إلى المنتجات أو ميزات معينة داخل المنتجات. على سبيل المثال ، تقدم كل من Microsoft و Google و LogMeIn و Cisco و Zoom تراخيص مجانية أثناء اندلاع COVID-19 لاجتماعاتهم وتعاونهم وأدوات العمل عن بُعد.

 وقال ستوت "هذه فرصة عظيمة للشركات التي لم تخطط لسيناريو العمل عن بعد على نطاق واسع".

 يعد تطبيق مؤتمرات الفيديو Zoom أحد أدوات الاتصال الشائعة الثلاثة التي أوصت بها ليز ماسون ، CPA ، الرئيس التنفيذي والمساهم لشركة هاي روك ، شركة المحاسبة التي تتخذ من أريزونا مقراً لها والتي أسستها. يستشهد Mason أيضًا بأن منصات التعاون Microsoft Teams و Slack مناسبة تمامًا للعمل عن بعد مع كل من الموظفين والعملاء. تتوفر Teams لمشتركي Microsoft Office 365 ، بينما يقدم Slack إصدارًا مجانيًا قويًا. تتضمن الإمكانات التي يوفرها كل من Teams و Slack اجتماعات الفيديو والمحادثات على غرار الرسائل الفورية ومشاركة الملفات.

 قال ماسون ، الذي اعتمد بشكل كبير على الحوسبة السحابية: "Zoom و Slack و Microsoft Teams كلها برامج رائعة يمكن تشغيلها إلى حد كبير على أي جهاز كمبيوتر تم شراؤه في السنوات الخمس الماضية (طالما أنه يحتوي على كاميرا وميكروفون)". وتقنيات الوصول عن بعد في بناء ممارستها.

 يقدم كل من Slack و Teams و Zoom إمكانات مؤتمرات الفيديو التي تحاكي التواجد في الغرفة مع الزملاء أو العملاء.

 يمكن لمشتركي Office 365 استخدام Skype for Business مجانًا ، لكن Mason يفضل استخدام Zoom for اجتماعات الفيديو لأن Skype for Business يتطلب من جميع الحاضرين تنزيل مكون إضافي لاستخدام البرنامج.

وقالت: "لذا ، إذا كنت تستخدمه ، كن مستعدًا لتأخر كل عميل من 5 إلى 10 دقائق عن مكالمات الفيديو المجدولة". "Zoom بسيط - [العملاء] ما عليك سوى النقر على الرابط ويعمل. بالنسبة للمكالمات الداخلية ، نستخدم Slack. يمكنك النقر على زر هاتف في التطبيق مباشرةً لبدء مكالمة مع زميل في العمل أو حتى مكالمة جماعية حيث يمكن لأي شخص في القناة القفز! Join.me هي أداة أخرى سهلة وفعالة للاتصال عن بعد ".

القدرة على مشاركة الملفات أمر بالغ الأهمية لشركات المحاسبة والإدارات المالية. تستخدم العديد من الشركات بالفعل بوابات آمنة من البائعين مثل CCH و Thomson Reuters و Citrix لإرسال المستندات الضريبية والملفات الأخرى مع العملاء. بالنسبة للشركات الصغيرة ، يشير Mason إلى مجموعة من التطبيقات المستندة إلى السحابة ، بما في ذلك Microsoft SharePoint و OneDrive و Dropbox ومحرّر مستندات Google ، من بين العديد من التطبيقات الأخرى.

قال ماسون: "يجب أن تفكر أيضًا في استضافة أي خادم أو منتجات سطح مكتب في السحابة". "إذا كان لديك شخص متخصص في تكنولوجيا المعلومات ، أو حتى متدرب ، فاطلع على Microsoft Azure بحثًا عن سطح مكتب بعيد لآلة افتراضية لاستضافة البرامج. وهي متاحة للعديد من الجلسات (عدة مستخدمين على الجهاز الظاهري مع تثبيت المنتجات) مع تراخيص Office 365 الكاملة ".

إن Office 365 و Microsoft Teams هما من الأدوات التي يستخدمها Bourke ، الذين قالوا إنه حتى المحاسبين الذين تم تقييدهم في المكتب يمكن أن يجعل وضع عملهم عن بعد أكثر قابلية للتطبيق بسرعة. وقال: "في الواقع ، أود أن أزعم أن أي شخص في مهنتنا يمكن أن يعاني من بعض مزايا الوصول عن بعد في غضون 24 ساعة".

 اعتبارات أمنية

 بالنسبة لأرباب العمل ، يثير الموظفون العاملون عن بُعد عدة مخاوف أمنية. غالبًا ما تمتلك شركات المحاسبة والأقسام المالية تطبيقات أو بيانات أو موارد حاسوبية يجب على الموظفين الوصول إليها مباشرة.

قالت ليزا تراينا ، CPA / CITP ، CGMA ، وهي شريك في شركة الأمن السيبراني CapinTech ، وهي شركة تابعة لـ CapinCrouse: "إن الأمن أمر بالغ الأهمية بغض النظر عن الأنظمة المستخدمة".

على سبيل المثال ، قالت ترينا إن المحاسبين لا يجب أن يعملوا في المنزل على أجهزة الكمبيوتر التي تحتوي على برامج قديمة لمكافحة الفيروسات ، خاصة إذا كان الآخرون في الأسرة يستخدمون الكمبيوتر.

وقالت Traina: "لذا ، يجب أن يكون لدى أي نظام مستخدم إجراءات أمان معمول بها ، بما في ذلك أشياء مثل أنظمة التشغيل الحالية ، والبرامج المحدثة ، والحماية من الفيروسات والبرامج الضارة ، والتشفير ، وقيود تسجيل الدخول ، وقيود عنوان IP ، وسياسات الاستخدام المقبولة المعترف بها من قبل الموظف". "القائمة طويلة."

وقالت إنه يجب أن يكون لدى أصحاب العمل مصادقة متعددة العوامل لجميع الأنظمة الرئيسية ، بما في ذلك البريد الإلكتروني.

 مخاوف الاتصال

 كل هذه النصائح غير مناسبة إذا لم يتمكن المحاسبون من الوصول إلى إنترنت عالي السرعة مستقر وآمن. توصي Traina بأن يتجنب المحاسبون استخدام شبكات Wi-Fi العامة ، كما هو الحال في المقاهي أو بعض المناطق العامة ، ويجب عليهم أيضًا التأكد من إعداد الأمان على اتصالات Wi-Fi المنزلية.

من ناحية أخرى ، يمكن للمحاسبين استخدام هواتفهم المحمولة "كنقاط اتصال" محمولة يمكن من خلالها لأجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم الوصول إلى الإنترنت بأمان. ابحث في قوائم إعدادات هاتفك للوصول إلى عناصر التحكم في "نقطة الاتصال" ، والتي غالبًا ما توفر إرشادات حول كيفية استخدامها لتوصيل الكمبيوتر المحمول أو أي جهاز كمبيوتر آخر بالإنترنت. وقالت ترينا إن استخدام النقاط الساخنة المحمولة يمكن أن يساعد المحاسبين على تجنب شبكة Wi-Fi العامة والبقاء على الإنترنت إذا انقطع الاتصال بالإنترنت في المنزل.

ووفقًا Staut ، فإن العديد من شركات المحاسبة وأصحاب العمل الآخرين يوفرون بالفعل نوعًا ما من الوصول عن بُعد ، سواء كان ذلك من خلال اتصال شبكة خاصة افتراضية (VPN) أو بيئة حوسبة افتراضية.

وقال: "لكن ليس جميعهم مرخصين لتجاوز عدد قليل من الموظفين البعيدين". "إذا كان هذا هو الحال ، فلديهم بعض الخيارات وعليهم التواصل مع البائعين الذين يعملون معهم ومعرفة ما إذا كانوا يقدمون فرصة لزيادة الترخيص أو نشر حل قصير المدى."

على سبيل المثال ، قال Staut ، إن الشركة التي تمتلك Cisco VPN يمكنها الاستفادة من الإصدار التجريبي المجاني من إصدار الأعمال من Webex ، تطبيق المؤتمرات عبر الفيديو والاجتماعات الذي تمتلكه Cisco.

 فحص VPN

 مصدر قلق آخر هو القدرة. هل يمكن لشبكة VPN والبنية التحتية التكنولوجية للشركة التعامل مع نسبة أكبر من القوى العاملة التي تتصل عن بعد؟

وقال ليس نيتلتون ، مدير خدمات تكنولوجيا المعلومات في ميتايري ، شركة محاسبة بورجوا بينيت ومقرها لوس أنجليس: "هذا سؤال عظيم". "لذا ، أعتقد ... عليك إعداد بعض إجراءات الاختبار والتأكد من أن موظفيك قادرون على توصيل الاتصال إلى مكتبك."

أحد الأساليب ، التي قال نيتلتون أنه على دراية باستخدامها خلال الوباء الحالي ، هي الحصول على نسبة معينة من الموظفين يعملون من المنزل يوم السبت ومعرفة ما إذا كان بإمكانهم العمل بفعالية دون حدوث تباطؤ كبير في أداء الحوسبة. يمكن للشركة تقييم نتائج هذا الاختبار ثم إجراء تقييم آخر مع كل شخص يعمل عن بعد.

قال نيتلتون: "لكوني واقعيًا الآن ، أعلم أننا لم نقم ببناء معظم شركاتنا من وجهة نظر الاتصال الخارجي حتى تعود الشركة بأكملها إلى [المكتب]" ، مضيفًا أنه يجب على الشركات إعداد الموظفين لإمكانية قد يجدون تطبيقاتهم تعمل بشكل أبطأ عن بعد ، خاصة إذا كانوا متصلين من خلال Wi-Fi في المنزل.

من أجل القيام بذلك ، تحتاج الشركات إلى غرس عقلية كونها موجهة نحو الهدف النهائي ، قال نيتلتون ، الذي نصح الشركات أن يسأل الموظفون أنفسهم ، "هل من الأفضل أن تنجز عملك عبر اتصال أبطأ من عدم القيام بأي عمل في الاجمال؟"

 الاعتبارات الثقافة

 بالنسبة إلى Mason ، فإن النجاح النهائي مع ترتيبات العمل عن بُعد يتعلق بقدر كبير بزراعة الثقافة الصحيحة مثل امتلاك التكنولوجيا المناسبة.

وقالت: "تأكد من أنك تضع التوقعات مقدمًا مع فريقك". "إذا كنت تدفع فاتورة كل ساعة ، فحدد أهداف الساعة القابلة للفوترة. إذا كان قائمًا على المشروع ، فحدد التوقعات بشأن معالم المشروع التي يجب إكمالها كل أسبوع. قم بإعداد اجتماعات الفريق الافتراضية أو شخص واحد مع أي شخص يخطط للعمل عن بعد. يساعد على إبقاء المشاريع تتحرك كما هو متوقع وتجنب تأخيرات اللحظة الأخيرة للعملاء. أود أن أقول إن إدارة المشروع أو تطبيق إدارة الممارسة مع المعالم ، والمواعيد النهائية ، والمهام أمر لا بد منه لأي شخص يخطط أن يكون لديه عمال عن بعد ".

في النهاية ، قد يفاجأ أرباب العمل بما يتعلمونه عندما يعمل الموظفون عن بعد.

قال ماسون: "إن احتضان الحياة العملية عن بعد قد يمنح بعض الشركات طعمًا للإمكانات التي لا يريدون العودة إليها".

إدارة الممارسة الثابتة
         رأس المال البشري
     إدارة المعلومات وضمان التكنولوجيا