نصائح لمراجعة الحسابات مع تغيير الضوابط خلال الوباء

  By Bob Dohrer, CPA, CGMA, with Ken Tysiac

بالتصرف سليمان سليم شعبان

ماجستير محاسبة مالية

  sleimanshaaban@gmail.com

 أثار وباء كورونا عددًا من الأسئلة حول كيفية تدقيق البيانات المالية بشكل صحيح عندما تغيرت الضوابط الداخلية بسبب التغيرات الكبيرة في حجم أعمال وأنشطة الكيان.
تتطلب معايير المراجعة (GAAS) من المدقق الحصول على فهم للضوابط ذات الصلة بالتدقيق وتقييم ما إذا كانت مصممة بشكل فعال لمنع أو على الأقل اكتشاف وتصحيح الأخطاء الجوهرية التي قد تحدث في البيانات المالية. ثم يتعين على المراجع تحديد ما إذا كان قد تم تنفيذها. يرجى ملاحظة أن هذه المقالة تتناول عمليات المراجعة التي يتم إجراؤها وفقًا لمعايير المراجعة المقبولة عمومًا (GAAS) وليس عمليات التدقيق بموجب معايير PCAOB.

 تتطلب GAAS من المراجعين تحديد أين وكيف يمكن أن تحمل البيانات المالية مخاطر أعلى من أن تكون خاطئة ماديًا. يستخدم المدقق هذا الفهم للمساعدة في تصميم إجراءات المراجعة الأخرى التي قد تكون فعالة في الكشف عن أي أخطاء جوهرية  قد تكون موجودة.

 يحتاج المدقق إلى فهم الرقابة الداخلية للجهة قبل تحديد ما إذا كانت الإجراءات التي يمكن تنفيذها عن بُعد ستكون فعالة حقًا.

 بيئة جديدة

 في البيئة الحالية ، يتم إغلاق معظم الشركات - باستثناء الأعمال الأساسية - إلى حد كبير. أو على الأقل يتم إدارة أعمالهم بواسطة قوة عاملة تعمل في المنزل عن بُعد.

 من المحتمل جدًا أنه بالنسبة للعديد من عمليات المراجعة هذا العام ، فإن الطريقة التي تعالج بها الشركة معاملاتها المالية التي تؤثر على البيانات المالية تختلف عن ما فهمه المراجع قبل حدوث الجائحة. هذا ليس ضروريًا حتى تتمكن الشركات من مواصلة العمليات.

 مع ذلك كخلفية ، يحتاج المدقق إلى التفكير في عدد من القضايا التي ستتم مواجهتها. الأول هو أنه من المحتمل أنه إذا كنت تبحث في البيانات المالية السنوية ، فستكون هناك أنظمة مختلفة للرقابة الداخلية ، ربما مختلفة تمامًا أو على الأقل أنظمة مختلفة جزئيًا سارية المفعول وتعمل طوال فترة الاثني عشر شهرًا.

 يحتاج المدققون إلى التفكير في ذلك. ماذا نعرف من العام الماضي؟ ماذا فهمنا؟ وكم من الوقت استمر هذا العام قبل إجراء بعض هذه التغييرات؟ من الواضح إلى حد ما أنه إذا نظرنا في 31 مارس أو 30 يونيو ونهاية العام الذي يليه هذا العام ، فمن المؤكد أننا سنكون في هذا الموقف. لكني أود أيضًا إلقاء تنبيه سريع. حتى عند إجراء عمليات تدقيق في البيانات المالية في 31 ديسمبر أو السنة التقويمية 2019 ، يحتاج المدققون إلى تذكر أن جزءًا من نظام الرقابة الداخلية للعميل هو إغلاق دفاتره وإعداد إدخالات دفتر اليومية وإعداد البيانات المالية وتجميع كل شيء معًا. على الرغم من أن السنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر ، فإن بعض عناصر التحكم ذات الصلة بتلك البيانات المالية ربما لا تزال تعمل لفترات تجاوز تلك السنة المالية في 31 ديسمبر. لا تنس ذلك.

 في بعض الحالات ، يشبه ذلك وجود عميل جديد. يحتاج المدقق إلى فهم ما هي الضوابط الموجودة الآن. كيف قاموا بمعالجة المعاملات وما هي الضوابط القائمة في أي وقت من الأوقات حدث هذا التحول؟ يحتاج المدقق إلى الحفاظ على منظور مناسب في هذا الشأن. إن طول الفترة الزمنية التي قد تكون فيها الضوابط الجديدة ، ومستوى نشاط الأعمال أثناء وجود هذا النظام ، سوف يدفع أهمية اكتساب هذا الفهم للضوابط الجديدة وتحديد الضوابط ذات الصلة بالتدقيق. للتوضيح ، تم إغلاق العديد من الشركات في صناعة الضيافة - المطاعم والحانات والفنادق وبعض هذه الأنواع من الأعمال - بسبب متطلبات الدولة وقيودها. بعض هذه الشركات لم تكن تعمل طوال السنة المالية بأكملها. من المنطقي أنه إذا لم يكن هناك نشاط تجاري كبير يمر عبر العمل خلال فترة كان لديهم فيها نظام تحكم مختلف في المكان ، فقد لا يكون من المهم فهم جميع عناصر التحكم التي نواجهها عادةً إذا كان النشاط التجاري كان يعمل بشكل طبيعي وحدثت تغييرات في الرقابة الداخلية.

 تقييم بيئة الرقابة الداخلية 

 تركز مبادرة تعزيز جودة التدقيق التي تقدمها AICPA على أهمية مسائل بيئة التحكم بشكل عام وكيف تنظر الادارة العليا الى ذلك. من المهم دائمًا إجراء تقييم دقيق لبيئة التحكم الخاصة بالعميل ، وتشتمل الأسئلة الشائعة المستلمة على ما إذا كان بإمكان المراجع القيام بذلك عندما لا يكون في موقع العميل.

 أفهم السؤال ، ولكن أعتقد أن استخدام إجراءات التدقيق عن بعد قد يوفر للمدقق رؤية جيدة فيما يتعلق ببيئة التحكم.

 الشيء الذي يجب على المدققين الدخول إليه ، والشيء الذي سيكون مفيدًا جدًا لهم في هذه الفترات التي تغيرت فيها معالجة المعاملات ، هو: ما هي الرسالة من الشركة؟ ما هي الرسالة من الرئيس التنفيذي ، المدير المالي ، المراقب المالي ، رئيس الدفاتر ، أيا كان ، إلى مسؤولي المحاسبة حول كيفية التعامل مع ذلك؟

 هل كانوا على علم جيد؟ هل كان هناك تدريب على العمل عن بعد؟ يمكن للمراجع تقييم كل هذا باستفسار من موظفي المحاسبة ، وفي بعض الحالات ، فحص مواد التدريب أو سجلات التدريب أو وثائق إجراءات التشغيل الجديدة ، والكتيبات ، والتعليمات ، وما إلى ذلك. من المهم التركيز على هذا الآن. ماذا كانت البيئة؟ ما مدى استعداد إدارة الشركة لموظفي المحاسبة ليكونوا قادرين على العمل في هذه البيئة الجديدة؟ سيكون هذا المفتاح في تقييم المخاطر لفهم أين يمكن أن تكون الثقوب للمساعدة في عملية تقييم مخاطر المدقق.

في الظروف التي يكون فيها الكيان غير نشط بشكل أساسي في الجزء الأخير من السنة المالية ، سيكون من المهم للمدققين التركيز على عملية إغلاق البيانات المالية وإدخالات دفتر اليومية - تلك الأنواع من الأنشطة التي لا تزال بحاجة إلى تنفيذها وتنفيذها بغض النظر عن مستوى النشاط التجاري. ولكن بالتأكيد إذا كان لديك نشاط تجاري حيث تكون المعاملات قليلة ومتباعدة ، من منظور الأهمية المادية للبيانات المالية ، فقد لا تكون معالجة هذه المعاملات القليلة حاسمة للغاية بالنسبة للسنة في الاجمال.

 الرقابة الداخلية: التصميم والتنفيذ

 وصلت الأسئلة إلى AICPA مؤخرًا حول كيفية تقييم المراجعين لفعالية تصميم عناصر التحكم وتحديد تنفيذها في بيئة بعيدة. بالتأكيد ، يمكن للمدققين اكتساب فهم للضوابط التي تم تشغيلها على ما يبدو خلال هذه الفترة. من الإجراءات الشائعة التي يستخدمها المدققون الاستفسار للحصول على هذا الفهم ، وهذا متاح بالتأكيد في هذه البيئة. التحدي الذي قد نواجهه هو أنه في الأوقات العادية قد يذهب فريق التدقيق إلى موقع العميل ، ويجلس ، واكتساب هذا الفهم للرقابة الداخلية دفعة واحدة من خلال التحدث عن كيفية عمل الأشياء مع العديد من الأشخاص معًا في غرفة اجتماعات. ولكن من الواضح أنه من خلال العمل عن بعد ، قد يكون الجمع بين الجميع وإجراء مناقشة أكثر صعوبة. ولكن مرة أخرى ، بالتفكير المبتكر ، لا يوجد سبب لا يمكن تحقيقه باستخدام تقنية مؤتمرات الفيديو. لا يزال بإمكانك بشكل أساسي عقد اجتماع افتراضي لاكتساب هذا الفهم وإجراء هذه الاستفسارات.

أحد الجوانب الأكثر صعوبة لما هو مطلوب بموجب GAAS هو ، بمجرد أن نحصل على هذا الفهم لعناصر التحكم المصممة للعمل في هذه البيئة ، كيف يحدد المدقق ما إذا كان قد تم تنفيذها بالفعل أم لا؟ مرة أخرى ، في بيئة طبيعية ، ستتمكن من استخدام بعض إجراءاتنا التقليدية مثل فحص المستندات لتحديد ما إذا كانت الموافقة قد تمت الإشارة إليها في الفاتورة أو شيء من هذا القبيل. مع وجود التباعد الاجتماعي من مكانه ، فإن بعض تلك الإجراءات التقليدية التي يتم إجراؤها عادةً في موقع العميل قد لا تكون مجدية ، أو على الأقل قد يكون تنفيذها أكثر صعوبة.

هذا لا يعني أن المدققين لا يمكنهم التفكير بشكل خلاق في كيفية تحديد ما إذا تم وضع الضوابط قيد التشغيل. استخدام التكنولوجيا مثل الفيديو ، على غرار ما قد نستخدمه لمراقبة المخزون ، قد يعمل بالتأكيد على مراقبة بعض الضوابط. على سبيل المثال ، يمكن لمدقق الحسابات أن يطلب من موظف العميل إدخال بعض كلمات المرور للوصول إلى نظام المحاسبة. باستخدام تغذية الفيديو ، يمكن للمدقق أن يلاحظ ما إذا كانت كلمات المرور هذه ناجحة أم أغلقت .

جانب آخر هو أن الضوابط التي قد تكون موجودة في موقع العميل مع قوة عاملة بعيدة ستعمل إلى حد كبير في منازل موظفي المحاسبة. لن يواجه المدقق قسمًا يجلس في مكان واحد يمر بعملياته ووظائفه اليومية ، أو يذهب إلى خزائن الملفات أو هذا النوع من الأشياء ، لذلك فإن الفرص المتاحة للمدقق لمراقبة العمليات العامة لقسم المحاسبة ستذهب إلى أن تكون محدودة أكثر.

مجرد التفكير بشكل خلاق في كيفية تحديد أن الضوابط قد تم تشغيلها سيكون المفتاح. إن معايير التدقيق لدينا واضحة للغاية بأن الاستفسار أو الاستفسار وحده ليس كافياً ولا يشكل دليلاً مناسبًا مناسبًا للتدقيق للأغراض التي يقصدها المدقق.

 فحص الوثائق

 الفحص هو أداة أخرى شائعة الاستخدام إما لتحديد تنفيذ المراقبة أو اختبار الضوابط. يتضمن التفتيش عادة النظر في مستند أصلي أو مصدر حيث يتم إثبات تنفيذ أو أداء التحكم من خلال شيء يمكنك رؤيته.

في البيئة الحالية ، قد يقوم "المدقق" إما "بالنظر" إلى مستند أصلي عبر موجز فيديو منشأ من موقع العميل أو "نظرة" على الصور الممسوحة ضوئيًا للمستندات الأصلية. عند النظر إلى الصور الممسوحة ضوئيًا للمستندات الأصلية ، يحتاج المدقق إلى أن يكون قادرًا على توثيق مدى قدرتهم على الارتياح لأن الصورة الممسوحة ضوئيًا هي نسخة طبق الأصل من المستند الأصلي.

على سبيل المثال ، إذا ذهب العميل إلى مكتبه بناءً على طلب المدقق لمسح الفواتير أو المستندات الأصلية ، يمكن للمدقق استخدام تقنية إرسال الفيديو لتمكين المدقق من مراقبة الموظف العميل الذي يقوم بمسح تلك المستندات لإرسالها إلى المدقق والتأكد لم يتم تعديل المستندات قبل إرسالها عبر تلك الوسائل الإلكترونية. إذا كان العميل يرسل وثائق المدقق إلكترونيًا لفحص المدقق ، يلزم جرعة صحية من الشك المهني.

قد تثير هذه البيئة تحديات ، وقد تؤدي إلى تحديد مخاطر جديدة لخطأ مادي عندما ننظر إلى عناصر التحكم. قد تخلق البيئة طبيعة مختلفة من المخاطر التي يجب أن نكون على دراية بها. ونتيجة لذلك ، فإن فهم الضوابط التي وضعها العميل للتخفيف من تلك المخاطر أمر مهم في تصميم المزيد من إجراءات المراجعة.

أخيرًا ، لا تنسَ مسؤوليتنا كمدققين في الإبلاغ عن أوجه القصور الكبيرة أو نقاط الضعف المادية في الرقابة الداخلية للإدارة والمكلفين بالحوكمة.

 COVID-19
     المراجعة