كيف يمكن للمدققين اختبار المخزون دون زيارة الموقع

By Bob Dohrer, CPA, CGMA

بالتصرف سليمان سليم شعبان

ماجستير محاسبة مالية

  sleimanshaaban@gmail.com

 ملاحظة المحرر: جعل وباء فيروس كورونا اختبار المخزون تحديًا كبيرًا للمراجعين ، وخاصة بالنسبة للكيانات الاقتصادية التي تنهي حساباتها السنوية في 31 مارس من السنة المالية.

 تطلب شركات المراجعة من الموظفين العمل من المنزل وحظر سفر الموظفين. يطلب العملاء من المراجعين عدم الحضور في زيارات ميدانية. وفي العديد من الأماكن ، يُحظر على معظم الشركات قانونًا فتح أبوابها.

 لكن رئيس مراجعي AICPA بوب دوهر ، CPA ، CGMA ، قال إنه من الممكن للمدققين مراقبة المخزون دون التواجد في الموقع ، بموجب معايير المراجعة المقبولة عمومًا الصادرة عن مجلس معايير التدقيق AICPA. فيما يلي تعليقاته ، التي تأتي مع التحذير أنها لا تنطبق بالضرورة على مراجعة حسابات الشركات العامة بموجب معايير PCAOB.

 هناك حالات تأتي بسرعة كبيرة هنا ، حيث أنه قد لا نتمكن بموجب القانون من الخروج إلى موقع العميل ومراقبة المخزون فعليًا كما فعلنا في الماضي لنهاية 31 مارس وربما يمتد حتى 30 يونيو. لدينا معايير تتعلق مباشرة بالمراقبة المادية للمخزون الذي نحتاج إلى الامتثال له. تلك موجودة في قسم 501 من AU-C ، دليل المراجعة - اعتبارات محددة للعناصر المحددة ، الفقرات من 11 إلى 14 ، ثم سلسلة من فقرات التطبيق التي تتوافق معها.

 عندما تتراجع إلى مستوى المبادئ ، ما هي تلك المتطلبات التي تقود حقًا؟ بالنسبة لأي مؤسسة ، وأي عمل يكون المخزون فيه جوهريًا ، سيكون وجود هذا المخزون تأكيدًا ذا صلة. وأعتقد أنه في الغالبية العظمى من الحالات ، تاريخياً ، كان من المقبول عمومًا أن الطريقة التي يمكن للمدقق من خلالها اختبار وجود هذا المخزون هي مراقبة عده ماديًا.

 بطبيعة الحال ، فإن الإجراء المقبول بشكل عام والذي كان موجودًا منذ سنوات قد تم وضعه على رأس قائمة البدائل  عندما لا يمكنك الوصول إلى موقع العميل لمراقبة المخزون. ولكن ربما هناك عدد قليل من البدائل المتاحة. جميعهم لديهم إيجابياتهم وسلبياتهم بالطبع. لكن أعتقد أنه من المهم أن يدرك المدققون أن هناك بدائل.

التقدم للأمام و التراجع

 قد يعمل البديل الأكثر وضوحًا إذا لم يكن لدى العميل موعد نهائي يلوح في الأفق لتقديم تقرير التدقيق الخاص به بحلول تاريخ معين. يمكن للمدققين العمل مع العميل والتفكير فيما إذا كان من الممكن والواقعي تأجيل حساب الجرد والمراقبة إلى تاريخ لاحق ، عندما  يتم رفع أوامر البقاء في المنزل وقد يشعر الناس بالأمان عند زيارة موقع العميل. يمكن للمراجع احتساب المخزون ومراقبته في تلك المرحلة ثم إجراء اختبار إضافي على المبيعات بعد نهاية العام وكذلك عمليات الشراء اللاحقة ، والتي ربما لا تكون واسعة النطاق في هذه البيئة. يمكنك استعادة المخزون فعليًا حتى نهاية العام ، حتى إذا تم حسابه بعد نهاية العام.

 في الواقع ، هذا ليس شيئًا نادرًا للغاية بالنسبة للمراجعين للقيام به ، خاصة في الحالات التي تكون فيها ، على سبيل المثال ، ملتزمًا بإجراء تدقيق بعد نهاية العام ، لذلك لم تكن منخرطًا حتى عند حساب المخزون. هذا خيار واحد ، على الرغم من أنني لا أعتقد أن أي شخص يعرف متى يمكننا القيام بذلك.

 يمكن القيام بالإجراء البديل الأكثر تقليدية الآخر إذا كان العميل يستخدم إجراء حساب الدورة ونظام المخزون الدائم. إجراء حساب دوري هو المكان الذي يمتلك فيه العميل ضوابط في الأساس حيث يقوم على أساس دوري - في كثير من الأحيان ، كل ثلاثة أشهر - بإجراء عمليات اختبار خاصة به لجزء فقط من مخزونه. ثم يعودون إلى نظامهم الدائم ويجهزون التهم ويقومون بالتصحيحات وأشياء من هذا القبيل.

 من خلال حساب الدورة ، لا يجري العميل عددًا ضخمًا في نهاية العام ، من الجدار إلى الجدار في معظم الحالات. إذا كان المدقق قد اختبر تلك الضوابط والاعتماد على تلك الضوابط لإثبات وجود المخزون ، فقد يكون المدقق قادرًا على العودة إلى آخر عدد من الدورات السابقة التي تم أخذها ومن ثم يمكنه التقدم إلى نهاية العام ، مرة أخرى باستخدام معاملات البيع وشراء المعاملات واختبارها خلال تلك الفترة الانتقالية.

 لذا يتم التقدم إلى الأمام وواستبعاد خيارات متاحة.

 المراقبة بالفيديو

 الطريقة التي نتلقى بها معظم الأسئلة هي المراقبة بالفيديو ، والتي تستحق بالتأكيد التفكير فيها. السؤال الشائع هو: "هل يجوز حتى بموجب معايير المراجعة عدم احتساب المخزون فعليًا؟" أحد الجوانب هو أن الفقرتين 11 و 14 من قسم 501 من قسم AU-C تشير إلى متطلبات حضور الجرد المادي إلا إذا كان ذلك غير عملي. هناك في الواقع بعض فقرات التطبيق (الفقرة .A34 من AU-C §501) التي تشير إلى أن ظرفًا واحدًا قد يجعل الملاحظة المادية غير عملية هو إذا تم الاحتفاظ بالمخزون في مكان قد يشكل تهديدات لسلامة المدقق.

 أعتقد أنه تفسير معقول للغاية لتلك الفقرة في المعيار أن نقول أن COVID-19 يعرض سلامة المدققين للخطر. لا أعتقد أنه سيكون هناك أي مشكلة في تفسير معاييرنا التي تقول أن الأزمة الصحية تجعل الحضور في الجرد المادي غير عملي. وبالتالي ستكون الإجراءات البديلة مناسبة. لذلك أعتقد أن هذا مدعوم للغاية وفقًا لمعاييرنا.

 السؤال المهيمن هو ، هل يمكننا استخدام الفيديو لمراقبة المخزون؟ وأعتقد أن الجواب "نعم". أعتقد أن بعض الاعتبارات الخاصة تدور حول مدى تدريب الأفراد الذين يستخدمون معدات وتقنيات الفيديو جيدًا ونوع الفيديو الذي ستستخدمه. هناك تنوع كبير في قدرات الفيديو. يمكن ربط كاميرا GoPro بغطاء بيسبول أو قبعة صلبة ، ويمكنهم التجول وإجراء العد. تحتوي الكثير من المستودعات أيضًا على كاميرات أمان تسجل ويمكن التحكم فيها عن بُعد للتركيز على مناطق مختلفة من المستودع. هذا خيار مختلف للفيديو. البديل الآخر الذي نسمعه تفكر فيه بعض الشركات هو الموقف الذي يخرج فيه موظفو العملاء ويقومون بتسجيل فيديو لحساب المخزون.

 إن الاعتبار المهيمن عند استخدام الفيديو عن بعد مثل هذا هو أن المدقق يحتاج إلى أن يكون لديه شعور جيد لأصالة تدفق الفيديو. إذا كانت حالة مباشرة حيث ربما يوجد شخص من العميل في الموقع ويمكنه إرسال موجز فيديو مباشر إلى المدقق لمشاهدته ، فهذا يجعل من السهل تحديد الأصالة. إذا كنت تستخدم ، على سبيل المثال ، Skype أو Zoom وكان شخص ما يتجول فعليًا إلى المخزون ويحتسبه استجابة للأوامر الشفوية من المدقق من خلال حوار تفاعلي ، يمكنك أن تكون مرتاحًا جدًا لتغذية الفيديو الأصلية. يمكنك التعرف على موقع العميل.

 أعتقد أن الموقف الأكثر تحديًا ، والذي قد أكون أكثر تشككًا فيه شخصيًا ، هو إذا كان المدقق يريد استخدام مقطع فيديو مسجل.لي ضحكة مكتومة لأنه عندما أجريت بعض هذه المناقشات ، فإن بعض الاقتراحات حول كيفية مصادقة هذا النوع من الفيديو تذكرني بالغموض السيئ في فيلم دراما اكشن حيث يوجد اختطاف ويسربون الى نسخة من صحيفة يومية تثبت هذا المقطع الذي يثبت ان الشخص المعني ما زال حيا. لكن بعض الأشخاص اقترحوا شيئًا كهذا قد يكون مناسبًا إذا كنت تقوم بالتسجيل ، فقط لمصادقة الوقت أو التاريخ الذي كان يحدث فيه هذا الجرد.

 هناك بعض القيود المحتملة في هذا النوع من السيناريو أيضًا ، لأنه من المحتمل أن يكون تسجيلًا طويلاً ، لذلك قد يكون حجم الملف مشكلة. وإذا كنت ستحاول تقطيعه إلى أجزاء أصغر ، فإن سلامة التسجيل نفسه تكون موضع شك لأنها تبدأ وتتوقف. لذا فإن خيار الفيديو المسجل هو احتمال ، ولكن أعتقد أنه يجب أن تكون هناك بعض الضوابط الصارمة على ذلك ، ويجب أن تكون الأدلة على الأصالة كبيرة جدًا.

 تحديات الفيديو

سبب آخر لمراقبة المخزون هو تقييم الحالة المادية ، وهذا أكثر صعوبة مع الفيديو عن بعد. يمكنك التحقق منه لمعرفة ما إذا كان هناك الكثير من الغبار على الصناديق يشير إلى وجود تقادم وهذا النوع من الأشياء. ولكن أعتقد أنه لا يزال بإمكانك تقييم ذلك في بث مباشر عن طريق جعل الشخص الذي يشغل الكاميرا للقيام بما تفعله بشكل أساسي ، وستكون قادرًا على النظر إلى ذلك من خلال موجز الفيديو. تتوفر لنا الكثير من الخيارات. 

 هناك مشكلة أخرى في البث المباشر وهي من يجب أن يمسك بالكاميرا. قد يكون الطرف الثالث الذي لا يعمل لدى العميل جيدًا ، ولكن إذا لم تتمكن من الانتقال إلى موقع العميل بسبب مخاوف صحية ، فأنا لست متأكدًا من أنك ستجد العديد من الأطراف الثالثة الراغبة للذهاب إلى هناك.

 إذا كنت تتعامل مع عميل أكبر لديه قسم تدقيق داخلي ، فسيكون شخصًا من قسم التدقيق الداخلي خيارًا جيدًا لحمل الكاميرا. سيكون أفضل شخص تالٍ هو موظف عميل لا يشارك في وظيفة محاسبة المخزون ولا يشارك في وظيفة شحن المستودعات واستلامها. لذا ، إذا كنت لا تستطيع أن تكون هناك ولا يمكن أن يكون هناك طرف ثالث ، فأنت تبحث عن شخص داخل مؤسسة العميل يكون موضوعيًا أو بعيدًا قدر الإمكان عن المحاسبة أو المعالجة المادية لـ جرد ما تستطيع.

 ومع ذلك ، إذا كان المخزون ماديًا ولم يتمكن المراجع من التراجع أو إرجاعه أو التراجع عن عملية تغذية الفيديو ، فمن المرجح أن يكون للتدقيق حد للنطاق ، وإذا كان المخزون ماديًا ، فإن رأي المراجعة من المحتمل أن يكون مؤهلاً. نحن نحاول العمل لمساعدة المراجعين على التفكير بشكل خلاق في الآراء المؤهلة غير الضرورية لقيود النطاق ، ولكننا نضع في الاعتبار أيضًا أنه قد تكون هناك بعض هذه المواقف في هذه البيئة.

 أدلة داعمة إضافية

هناك إجراءات تدقيق أخرى يتم إجراؤها عادةً والتي قد تقدم بعض أدلة المراجعة حول وجود المخزون. على سبيل المثال ، يتم إجراء اختبار سعر المخزون على كل مراجعة تقريبًا ، والهدف الأساسي من اختبار سعر المخزون هو بالطبع معالجة تأكيد التقييم. ومع ذلك ، فأنت تنظر دائمًا إلى الكمية الموجودة في المستودع والسعر الذي تم شراؤه به والتكلفة.

 لذلك عندما تكون مخزونًا لاختبار الأسعار ، في حين أنه ليس الغرض الأساسي ، فأنت تحصل على بعض الأدلة حول كمية المخزون في المستودع. من الواضح ، عندما تنظر إلى اختبار أسعار المبيعات ، والمبيعات اللاحقة لتقادمها ، وعمليات التخفيض في القيمة ، فأنت تنظر في معاملات المبيعات اللاحقة ، أو معاملات المبيعات اللاحقة بنهاية العام. من الواضح ، إذا كان العميل يبيع منتجًا بعد نهاية العام ، فمن المحتمل أنه كان عليه أن يحتفظ بذلك في المخزون في نهاية العام ، اعتمادًا بالطبع على دورات المخزون ، خاصةً كلما اقتربت من نهاية العام.

 لذلك مع اختبار الكمية واختبار السعر ، حتى في عمليات التدقيق التقليدية التي تجري قبل الوباء ، كانت هناك إجراءات تدقيق أخرى يقوم بها المدققون والتي تساهم في إثبات وجودها. إن التحذير هو أنه لا يمكنك بالتأكيد الحصول على أدلة تدقيق كافية ومناسبة حول تأكيد الوجود من خلال إجراء اختبار السعر ومعاملات البيع اللاحقة فقط. سيكون عليك القيام ببعض التدقيق ، والمراجعة ، وهذا النوع من الأشياء. لكن الأمر ليس كما لو أن مراقبة المخزون هي الدليل الوحيد الذي تم الحصول عليه فيما يتعلق بالوجود.

 خلاصة القول هي أنه في حين أن هذه أوقات صعبة فيما يتعلق بمراقبة المخزون في الموقع ، فهناك طرق للمدققين للحصول على أدلة كافية ومناسبة حول المخزون تسمح لهم بإجراء تدقيق ناجح وعالي الجودة.

التدقيق